Dolibarr ERP/CRM es conocido por su flexibilidad, facilidad de uso y su gran comunidad de software libre. Sus posibilidades se aprovechan aún más cuando lo integras con tu tienda online, ya sea WooCommerce o PrestaShop. Gracias a esta integración, podrás centralizar la gestión de tus productos, existencias y pedidos, al tiempo que mantienes el control total de tus datos.

En este artículo, te mostramos paso a paso cómo establecer la conexión entre Dolibarr y tu plataforma de comercio electrónico.

1. ¿Por qué integrar Dolibarr en tu tienda online?

1.1. Gestión centralizada

Sin integración, tendrías que importar y exportar con frecuencia datos (pedidos, existencias, listas de productos) entre tu tienda y Dolibarr. Una integración automatiza estos procesos y te proporciona información coherente en tiempo real.

1.2. Ahorro de tiempo y reducción de errores

Si todos tus datos se sincronizan en tiempo real, ya no necesitas manejar archivos CSV o Excel, lo que reduce considerablemente el riesgo de errores (pedidos perdidos, existencias sin actualizar, etc.).

1.3. Visión unificada de tu empresa

Con Dolibarr como punto central, puedes hacer el seguimiento de las ventas, gestionar la contabilidad, analizar las estadísticas de venta o planificar la reposición de existencias, todo ello en una sola herramienta.

2. Requisitos previos y opciones de integración

2.1. Configuración inicial de Dolibarr

• Versión de Dolibarr: Asegúrate de usar una versión reciente (por ejemplo, la versión 14 o superior) para aprovechar las últimas actualizaciones de seguridad y compatibilidad.
• Módulos activados: Habilita al menos los módulos “Productos/Servicios”, “Existencias” y “Pedidos” para garantizar que dispones de toda la información necesaria para la sincronización.

2.2. Plataforma de comercio electrónico: WooCommerce o PrestaShop

• WooCommerce: Basado en WordPress, WooCommerce es uno de los sistemas de tienda online más utilizados en el mundo.
• PrestaShop: Plataforma desarrollada específicamente para e-commerce, muy popular en Europa y que cuenta con un amplio ecosistema de plugins.

2.3. Métodos de sincronización

• Módulo o plugin oficial: Extensiones desarrolladas por la comunidad o proveedores externos que establecen una conexión directa entre Dolibarr y tu plataforma e-commerce.
• Soluciones externas: Plataformas de automatización como Zapier o Make (antes Integromat) pueden actuar como intermediarias.
• API y desarrollo a medida: Si tienes requisitos muy específicos, puedes crear una solución personalizada mediante la API REST de Dolibarr y las APIs de WooCommerce/PrestaShop.

3. Tutorial: integrar Dolibarr en WooCommerce (Ejemplo concreto)

Tomamos WooCommerce como ejemplo, pero los principios básicos son similares para PrestaShop.

3.1. Instalación y activación del plugin de integración

1. Buscar un plugin de confianza: En los marketplaces de Dolibarr o de WooCommerce, busca “Dolibarr WooCommerce” o “Dolibarr Connector”. Asegúrate de que el plugin sea compatible con las versiones de Dolibarr y WordPress que uses.

2. Instalar el plugin en WordPress:

   • Inicia sesión en el panel de administración de WordPress.
   • Ve a “Plugins” > “Añadir nuevo”.
   • Carga el plugin o encuéntralo en el repositorio oficial.
   • Activa la extensión.

3. Configurar el plugin: Accede a los ajustes del plugin para indicar:

   • La URL de tu instancia de Dolibarr (por ejemplo, https://tu-dominio.com/dolibarr).
   • El nombre de usuario y la contraseña de una cuenta específica de Dolibarr, o un token de API si se requiere.
   • Las reglas de sincronización (cuándo sincronizar, en qué dirección, etc.).

3.2. Configuración en Dolibarr

1. Creación de una cuenta API (si procede): En la administración de Dolibarr, dirígete a los ajustes de la API (en “Configuración” > “Módulos/Aplicaciones externas” > “REST-API” o similar). Crea un nuevo token y asígnale los permisos necesarios.
2. Asignar permisos: Asegúrate de que el usuario o el token tengan derechos de lectura/escritura para los módulos “Productos”, “Existencias” y “Pedidos”.
3. Comprobar el modo multi-empresa (si aplica): Si gestionas varias empresas, especifica qué empresa de Dolibarr se vinculará con la tienda.

3.3. Sincronizar productos y existencias

1. Organizar los productos: En Dolibarr, agrupa tus productos en categorías claramente definidas. Esto facilitará la correspondencia con las categorías de WooCommerce.
2. Coincidencia de IDs/SKUs: Asegúrate de que el campo “Ref.” (o SKU) en Dolibarr coincida con el SKU en WooCommerce, de modo que el plugin pueda relacionar correctamente los productos.
3. Iniciar la sincronización: En el menú del plugin, busca la opción “Sincronizar productos”. Puedes sincronizar en una sola dirección (Dolibarr → WooCommerce o viceversa) o en ambas.
4. Verificar la coherencia: Después de sincronizar, comprueba que los precios, las descripciones y las imágenes de los productos (si las hubiera) se hayan actualizado en WooCommerce. Asegúrate también de que las existencias en Dolibarr sean las correctas.

3.4. Sincronizar pedidos

1. Creación y validación de pedidos: Cuando un cliente realiza un pedido en WooCommerce, el plugin debería crear automáticamente el correspondiente en Dolibarr.
2. Flujo de trabajo de gestión: Define que cada pedido de WooCommerce se cree en Dolibarr con el estado “Borrador” o “Validado”. Así podrás realizar la facturación o la preparación de manera inmediata.
3. Actualización de estados: Una vez que envíes el pedido desde Dolibarr, el plugin puede actualizar el estado del pedido en WooCommerce automáticamente (por ejemplo, “Enviado” o “Completado”). Si un cliente cancela un pedido, este cambio también se reflejará en Dolibarr.

4. Guía rápida para PrestaShop

El procedimiento es muy similar al de WooCommerce:

1. Encontrar un módulo o conector Dolibarr-PrestaShop: En el marketplace oficial de PrestaShop o en la web de Dolibarr.
2. Instalar y activar el módulo: Introduce la URL, la clave de la API y los permisos correspondientes.
3. Comprobar la asignación de productos: (SKUs, referencias, categorías).
4. Definir la dirección de la sincronización: Productos (Dolibarr → PrestaShop o viceversa), existencias y pedidos.
5. Probar la conexión: Realiza un pedido de prueba para asegurarte de que los datos llegan correctamente a Dolibarr.

5. Consejos y buenas prácticas

5.1. Mantén coherencia en las referencias de los productos

Utiliza un sistema unificado de referencias (SKU). Si tus productos ya tienen códigos en PrestaShop o WooCommerce, procura que coincidan con los de Dolibarr.

5.2. Realiza actualizaciones con regularidad

Mantén Dolibarr, WordPress/PrestaShop y los plugins asociados al día para evitar vulnerabilidades de seguridad y disfrutar de mejoras de compatibilidad.

5.3. Haz copias de seguridad

Antes de realizar actualizaciones importantes o cambios en la configuración de la integración, haz una copia de seguridad de la base de datos de Dolibarr y de tu tienda online.

5.4. Configura notificaciones

Activa alertas por correo electrónico o SMS (si el módulo lo permite) en caso de problemas de sincronización (por ejemplo, errores de autenticación, existencias no válidas, etc.).

6. Conclusión

Integrar Dolibarr con tu tienda online (WooCommerce, PrestaShop) te ahorrará tiempo valioso, simplificará la gestión de tu negocio y disminuirá los riesgos de error. Al centralizar todos los procesos (existencias, pedidos, facturación) en una sola herramienta, mejoras la eficiencia y la capacidad de respuesta de tu equipo.

Con esta guía paso a paso, ya dispones de toda la información necesaria para lograr una integración exitosa. También puedes recurrir a los foros oficiales de Dolibarr, WooCommerce y PrestaShop para obtener más ayuda o compartir tu experiencia. Mantente al tanto de las nuevas funcionalidades y módulos: el ecosistema de Dolibarr está en constante evolución para satisfacer las crecientes necesidades de los comerciantes online.

¡Mucho éxito con la integración y con tus ventas!