Dolibarr ERP/CRM es un software de gestión empresarial de código abierto, diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas. Entre sus numerosos módulos, las funciones logísticas y comerciales permiten gestionar de forma eficiente pedidos, envíos y facturación. Uno de los documentos más importantes en la cadena logística es la nota de entrega, que sirve como comprobante de la mercancía enviada al cliente. Aunque crear una nota de entrega en Dolibarr es relativamente sencillo, requiere una serie de pasos precisos que deben seguirse correctamente para evitar errores de facturación o disputas.
Este artículo ofrece una guía detallada y paso a paso para crear notas de entrega de manera eficaz en Dolibarr. También destacamos los errores más comunes que deben evitarse para asegurar una gestión óptima de los envíos. Tanto si eres nuevo como si ya tienes experiencia con Dolibarr, esta guía te ayudará a dominar este proceso clave.
1. Entender el papel de la nota de entrega en Dolibarr
Antes de comenzar, es importante comprender qué es una nota de entrega y cuál es su función en Dolibarr. Una nota de entrega:
-
Enumera los productos enviados al cliente
-
Sirve como comprobante de entrega
-
Puede ser firmada por el cliente al recibir
-
Suele preceder a la factura
En Dolibarr, la nota de entrega está estrechamente integrada con los módulos de pedidos, gestión de inventario y facturación. Una configuración adecuada garantiza trazabilidad, movimientos de stock precisos y una transición fluida del pedido a la factura.
2. Requisitos para crear una nota de entrega
Asegúrate de que estén activados los siguientes módulos:
-
Terceros (clientes)
-
Productos/Servicios
-
Pedidos de clientes
-
Envíos
-
Gestión de inventario (si aplica)
Activa los módulos en Inicio > Configuración > Módulos.
Consejos de configuración:
-
Asocia los productos a un almacén si usas control de stock
-
Define métodos de envío en
Configuración > Diccionarios > Métodos de envío -
Configura unidades de medida y categorías de productos
3. Flujo de trabajo: del pedido a la nota de entrega
Flujo típico:
-
Crear o validar un pedido de cliente
-
Verificar el inventario disponible
-
Crear el envío basado en el pedido
-
Preparar los productos
-
Validar el envío
-
Imprimir, exportar o enviar la nota de entrega
-
Generar factura (opcional, post-entrega)
Cada paso depende del anterior. Un error puede causar problemas posteriores.
4. Crear un pedido de cliente
Ir a:
-
Ventas > Pedidos > Nuevo pedido -
Seleccionar cliente
-
Agregar productos/servicios (deben estar creados previamente)
-
Validar el pedido
Solo los pedidos validados pueden generar envíos.
5. Verificar y preparar inventario
Si la gestión de stock está activa, verifica que las cantidades estén disponibles en el almacén asignado.
Consultar en:
-
Productos > Inventario
Si hay escasez:
-
Usar el módulo de reaprovisionamiento
-
Realizar transferencias de almacén
-
Registrar entrada de productos desde proveedores
6. Crear la nota de entrega (envío)
Con pedido validado y stock disponible:
-
Ir a
Ventas > Envíos -
Clic en
Nuevo envío -
Seleccionar el pedido correspondiente
Dolibarr rellenará los datos automáticamente. Se pueden modificar:
-
Cantidades a enviar (total o parcial)
-
Método de envío
-
Número de seguimiento
Haz clic en “Crear borrador”, revisa y luego valida.
7. Validar la nota de entrega
La validación:
-
Descuenta del inventario (si aplica)
-
Bloquea el documento
-
Permite generar el PDF
El estado cambiará a “Validado” y el documento estará disponible en la pestaña “Documentos”.
8. Imprimir y enviar la nota de entrega
Después de validar:
-
Abrir el envío
-
Hacer clic en el ícono PDF
-
Elegir una plantilla (editable en
Configuración > Módulos > Envíos)
La nota puede:
-
Imprimirse y colocarse con el paquete
-
Enviarse por correo desde Dolibarr
-
Archivarse digitalmente
9. Post-entrega: generar factura
Si se factura tras la entrega:
-
Abrir el envío
-
Clic en “Crear factura”
Dolibarr creará un borrador con base en los productos entregados. Revisar y validar.
10. Errores comunes a evitar
a. Pedido no validado No podrás crear el envío.
b. Inventario incorrecto Siempre verifica disponibilidad.
c. Entregas parciales mal documentadas Registrar lo entregado y lo pendiente.
d. Datos de envío incompletos Ingresar número de seguimiento y transportista.
e. No usar plantillas personalizadas Plantillas PDF adaptadas transmiten profesionalismo.
11. Consejos para optimizar los envíos
-
Usar códigos de barras para escaneo
-
Automatizar con triggers o API
-
Integrar transportistas (vía módulos externos)
-
Definir plazo de entrega en el pedido
-
Asignar entregas en la agenda a empleados
12. Seguridad y trazabilidad
Dolibarr registra:
-
Quién crea y valida
-
Fecha y hora
-
Movimientos de stock
Esencial para auditorías y responsabilidad interna.
13. Personalizar las plantillas PDF
Gestionar en:
-
Configuración > Módulos > Envíos > Plantillas de documentos
Puedes:
-
Editar plantillas existentes
-
Subir una plantilla PHP
-
Incluir logotipo, notas legales y formatos específicos
Requiere conocimientos en PHP para personalización avanzada.
14. Notas de entrega multilingües
Para clientes internacionales:
-
Configura el idioma en su ficha
-
Dolibarr genera el documento en el idioma seleccionado
Asegúrate de traducir las descripciones de productos.
15. Copias de seguridad y gestión de datos
Antes de grandes cambios:
-
Usar la herramienta interna de backup
-
Programar copias automáticas
Evita la pérdida de datos críticos.
Conclusión
Crear una nota de entrega en Dolibarr no es solo una tarea administrativa: es una pieza clave en logística y facturación. Si se hace bien, garantiza entregas puntuales, control de inventario preciso y facturas correctas.
Ya sea que gestiones un pequeño almacén o una red logística, dominar este proceso fortalece tu empresa — y todo sin pagar licencias, lo que hace que Dolibarr sea una solución de código abierto especialmente atractiva.