El sector de la construcción (conocido en francés como BTP - Bâtiment et Travaux Publics) es una industria compleja con numerosos actores, procesos, presupuestos y recursos. Gestionar un proyecto de construcción implica coordinar el personal, los equipos, la planificación, los materiales, los subcontratistas, la facturación, el cumplimiento normativo y las expectativas del cliente. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) del sector suelen carecer de sistemas integrados, lo que genera ineficiencias, sobrecostes y procesos fragmentados.

Dolibarr ERP & CRM ofrece una plataforma modular y personalizable de código abierto que se adapta perfectamente a las necesidades específicas del sector de la construcción. Este artículo explica cómo los diferentes módulos de Dolibarr pueden utilizarse para supervisar obras, gestionar proyectos y optimizar recursos de forma eficaz.

1. Análisis de las necesidades de las empresas constructoras

Antes de elegir los módulos, es esencial comprender los principales retos:

• Seguimiento en tiempo real de las obras activas

• Planificación precisa de recursos (personal, materiales, maquinaria)

• Control financiero (presupuesto previsto vs real)

• Cumplimiento de normativas y documentación de seguridad

• Comunicación entre oficina y obra

• Integración de subcontratistas y equipos externos

Un ERP como Dolibarr permite centralizar y simplificar estos procesos, reduciendo la carga administrativa.

2. Módulos clave de Dolibarr para la gestión de obras

Gracias a su estructura modular, las empresas pueden activar solo los módulos que necesitan. Los módulos clave son:

• Proyectos: gestión del alcance, plazos, presupuestos e hitos del proyecto

• Tareas: subdivisión de proyectos en tareas asignadas a usuarios o equipos

• Partes de trabajo: registro de horas trabajadas por empleados o subcontratistas

• Terceros: gestión de clientes, proveedores, subcontratistas y socios

• Productos/Servicios: control de materiales, herramientas y servicios utilizados

• Inventario: seguimiento de almacenes y equipos en obra

• Facturación: generación de presupuestos, facturas y seguimiento de pagos

• Informes de gastos: control de gastos de viaje, alojamiento y campo

• Documentos: almacenamiento de planos, formularios de seguridad, certificados, etc.

3. Gestión de proyectos: estructura, fases e hitos

El módulo "Proyectos" es esencial en construcción. Un proyecto puede ser una obra nueva, rehabilitación o infraestructura. Permite:

• Definir fechas de inicio y fin

• Asociar clientes, proveedores y subcontratistas

• Asignar un jefe de proyecto

• Adjuntar documentos (planos, licencias, informes)

• Monitorizar el progreso en tiempo real

• Vincular presupuestos, facturas y pedidos

La integración con "Tareas" permite estructurar el proyecto en fases (movimiento de tierras, estructura, acabados).

4. Gestión del personal y partes de trabajo

La planificación de recursos humanos es crítica en construcción. El módulo "Partes de trabajo" permite:

• Registrar horas por tarea o fase

• Asignar horas a empleados, equipos o subcontratistas

• Relacionar las horas con el coste del proyecto

• Detectar retrasos por ausencias o falta de personal

Combinado con el módulo "Vacaciones", permite optimizar los recursos humanos.

5. Planificación de materiales y equipos

La construcción requiere herramientas, vehículos y materiales. Los módulos "Productos/Servicios" e "Inventario" permiten:

• Gestionar equipos (grúas, hormigoneras) por número de serie

• Controlar materiales (cemento, madera, cables)

• Recibir alertas de reposición

• Asignar máquinas a obras concretas

• Registrar mantenimientos preventivos

6. Compras y subcontratación

Las empresas constructoras trabajan con proveedores externos. Dolibarr permite:

• Crear pedidos a proveedores

• Gestionar contratos y facturas de subcontratistas

• Verificar recepción de materiales

• Automatizar pedidos por niveles de stock

• Validar documentación legal antes de iniciar actividades

El módulo "Terceros" permite clasificar subcontratistas por oficio, certificación, disponibilidad, etc.

7. Presupuestos y control financiero

El control financiero es clave en construcción. Dolibarr ofrece:

• Presupuestos detallados por proyecto

• Comparación entre previsto y real

• Facturación por fases (30 % anticipo, 40 % progreso, 30 % entrega)

• Alertas por desviaciones

• Exportación a sistemas contables externos

Asociando gastos, pedidos y tiempos, se mejora la visibilidad financiera.

8. Acceso móvil y datos en obra

Las obras son entornos cambiantes. Con interfaces y extensiones móviles, Dolibarr permite:

• Registrar horas en campo

• Subir fotos e informes

• Recoger firmas digitales

• Acceder a documentos sin conexión

• Validar inventarios in situ

Add-ons como MyDoli o DoliMobile ofrecen interfaces adaptadas a obra.

9. Gestión documental y cumplimiento

El cumplimiento normativo es esencial. Dolibarr permite:

• Archivar documentos de seguridad (evaluaciones de riesgos)

• Control de acceso a planos actualizados

• Gestionar certificados e inspecciones

• Compartir documentos con enlaces públicos

Los permisos regulan el acceso a la información confidencial.

10. Módulos avanzados y complementos comunitarios

Además de los módulos estándar, existen extensiones en Dolistore y GitHub:

• ChantierPlus: seguimiento de obra especializado

• Planning: planificación gráfica del personal

• Logística multi-almacén: gestión de equipos en diferentes ubicaciones

• Mantenimiento: seguimiento de ciclos de vida de maquinaria

• Control de calidad: no conformidades y acciones correctivas

Muchos integradores desarrollan soluciones a medida (BIM, evaluación de proveedores).

11. Caso de estudio: contratista medio

Una empresa de 45 empleados adoptó Dolibarr para sus proyectos residenciales y comerciales:

• Creó proyectos con tareas e hitos

• Usó partes de trabajo desde móvil

• Gestionó inventario y equipos con depreciación

• Automatizó facturación según avances

• Integra vacaciones en la planificación

• Adjuntó fotos e informes diarios de obra

En 6 meses redujo un 30 % la carga administrativa y aceleró sus ciclos de facturación.

12. Ventajas y limitaciones

Ventajas:

• Gestión centralizada de proyectos y recursos

• Solución económica para PYMES del sector

• Activación modular

• Informes en tiempo real y uso móvil

• Integración contable externa

Limitaciones:

• Algunas funciones requieren módulos de pago

• Las apps móviles pueden requerir adaptación

• Se recomienda asistencia en la configuración inicial

13. Hoja de ruta de implantación

Una implementación estructurada garantiza el éxito:

• Paso 1: identificar procesos prioritarios

• Paso 2: instalar Dolibarr y probar módulos básicos

• Paso 3: activar inventario, tiempos y facturación

• Paso 4: formar equipos y crear plantillas

• Paso 5: integrar apps móviles y cumplimiento

• Paso 6: revisar resultados trimestralmente

14. Conclusión

Para las empresas de construcción que buscan un ERP flexible y asequible, Dolibarr destaca por su arquitectura modular, su base de código abierto y su comunidad activa. Ya sea para reformas o grandes infraestructuras, Dolibarr ofrece herramientas para seguir el avance, controlar recursos, gestionar costes y cumplir normativas. Integrando la oficina con la obra, mejora la productividad, la eficiencia y la competitividad.