Hacer seguimiento del historial del cliente es uno de los aspectos más importantes para construir relaciones a largo plazo y ofrecer un servicio excepcional. En un mundo donde los clientes esperan experiencias personalizadas y atención rápida, las empresas necesitan herramientas que brinden una visión detallada de cada interacción, transacción y cambio a lo largo del tiempo. Aquí es donde entra Dolibarr ERP & CRM: una solución modular de código abierto con funciones sólidas para gestionar el historial de clientes de forma eficiente.

En esta guía completa, te mostraremos cómo usar Dolibarr para seguir el historial del cliente como un profesional. Explicaremos los módulos integrados, consejos de configuración, posibilidades de personalización y optimización de flujos de trabajo, para que cada interacción esté bien documentada, sea accesible y accionable.

¿Qué significa historial del cliente en Dolibarr?

El historial del cliente en Dolibarr incluye toda la información, interacciones y eventos vinculados a una tercera parte (normalmente un cliente o prospecto), como por ejemplo:

• Datos de contacto y sus cambios

• Presupuestos, ofertas y contratos

• Pedidos, facturas y pagos

• Tickets de soporte

• Registros de reuniones y llamadas

• Correos electrónicos y comunicaciones

• Tareas y recordatorios

• Notas, comentarios y documentos

Cada uno de estos elementos contribuye a construir una imagen completa de la relación con el cliente, ayudando a detectar tendencias, resolver problemas a tiempo y personalizar futuras interacciones.

Comenzar con el módulo Terceros

El módulo Terceros es el núcleo del historial del cliente en Dolibarr. Permite registrar clientes, proveedores y prospectos desde una interfaz centralizada.

Funciones clave:

• Almacenar información completa (múltiples direcciones, teléfonos, correos electrónicos).

• Asignar tipos y categorías (cliente, proveedor, socio).

• Ver actividades recientes por cliente.

• Enlazar documentos relacionados: facturas, ofertas, pedidos, etc.

Activar este módulo es el primer paso hacia un historial de cliente bien estructurado.

Activar y conectar módulos clave

Para obtener una visión completa del historial del cliente, es necesario activar y configurar los siguientes módulos:

• Ofertas: para hacer seguimiento de presupuestos enviados.

• Pedidos y envíos: para registrar compras y entregas.

• Facturas y pagos: para seguimiento financiero.

• Contratos y suscripciones: para servicios recurrentes.

• Proyectos y tareas: para trabajos gestionados por proyecto.

• Tickets de soporte: para atención al cliente.

• Agenda: para reuniones, citas y llamadas.

• Correo y notificaciones: para centralizar la comunicación.

Con estos módulos vinculados al cliente, tendrás una visión de 360°.

Usar el módulo Agenda para registrar interacciones

El módulo Agenda es potente pero poco aprovechado. Sirve para registrar eventos e interacciones, y se puede personalizar por usuario o equipo.

Usos recomendados:

• Registrar reuniones (presenciales o virtuales).

• Documentar llamadas y sus resultados.

• Programar citas con recordatorios.

• Enlazar cada evento a un tercero específico.

Incluso puedes automatizar entradas, por ejemplo, al enviar una oferta.

Notas y comentarios: los héroes silenciosos

Cada ficha de cliente permite añadir notas libres. Puede parecer insignificante, pero con el tiempo se convierte en una base de conocimiento clave.

Utiliza las notas para:

• Registrar preferencias del cliente (ej. “prefiere contacto por email”).

• Documentar conflictos anteriores o acuerdos especiales.

• Dejar observaciones internas para otros miembros del equipo.

• Resumir momentos clave (ej. “pasó a plan premium en mayo 2024”).

Fomentar el uso sistemático de notas crea una memoria organizativa valiosa.

Aprovechar la integración de correo electrónico

Todos los correos enviados desde Dolibarr quedan archivados en la ficha del cliente.

Características:

• Plantillas con campos dinámicos.

• Envío automático de PDFs (presupuestos, facturas, confirmaciones).

• Seguimiento de aperturas y clics (si se activa).

• Registro centralizado de correos enviados.

Dolibarr también permite vincular correos entrantes mediante conexión IMAP.

Seguimiento comercial y financiero

Dolibarr es excelente para seguir todo el ciclo de venta.

Recomendaciones:

• Crear presupuestos desde la ficha del cliente.

• Convertir ofertas en pedidos y luego en facturas.

• Registrar pagos y vincularlos a facturas.

• Emitir recordatorios para pagos atrasados.

Cada transacción tiene fecha y vínculo, garantizando trazabilidad.

Gestión documental y archivos históricos

Dolibarr incluye gestión documental por cliente.

Funciones:

• Cargar contratos, escaneos y documentos firmados.

• Organizar por carpetas (presupuestos, facturas...).

• Ver historial de descargas.

• Vista previa de documentos desde el navegador.

Centralizar archivos facilita el trabajo en equipo y las auditorías.

Campos personalizados y etiquetas para segmentar

Se pueden añadir campos personalizados y etiquetas a clientes, contactos y documentos.

Ejemplos:

• Sector

• Etapa en el ciclo de vida del cliente

• Responsable asignado

• Idioma preferido

Las etiquetas permiten agrupar clientes por comportamiento, zona geográfica o campañas.

Informes y cronologías del cliente

Visualizar el historial es esencial. Aunque Dolibarr no tiene una cronología visual nativa, se puede simular con:

• Vista cronológica en la agenda

• Informes personalizados

• Dashboards mediante Data Explorer

• Exportación a herramientas externas de BI

Preguntas frecuentes:

• ¿Cuándo fue el último contacto?

• ¿Cuál es la duración media del ciclo de venta?

• ¿Con qué frecuencia solicita soporte?

Automatización con flujos de trabajo

El módulo Workflow permite automatizar acciones clave.

Ejemplos:

• Notificar al comercial tras crear una oferta.

• Cambiar estado automáticamente después de un pago.

• Enviar recordatorios tras una reunión.

Menos tareas manuales, más consistencia.

Asignar responsabilidad del cliente

Dolibarr permite asignar clientes a responsables específicos.

Se puede asignar por:

• Contactos

• Oportunidades

• Proyectos

• Tickets

Esto mejora la atención y claridad del seguimiento.

Consejo pro: usar el registro de auditoría

En sectores regulados, Dolibarr ofrece registro de auditoría.

Permite:

• Saber quién modificó qué y cuándo.

• Rastrear cambios sensibles.

• Supervisar actividades del usuario.

Clave para control de calidad y cumplimiento normativo.

Seguridad y control de accesos

Dolibarr permite definir accesos por rol y módulo.

Puedes:

• Limitar lectura o edición según perfil.

• Crear grupos (ventas, soporte, contabilidad...).

• Registrar intentos de acceso no autorizados.

Esto protege los datos sensibles.

Copias de seguridad y exportación del historial

El historial de clientes es un activo crítico. Dolibarr permite:

• Copias de seguridad desde el panel de administración.

• Exportaciones en CSV o Excel.

• Exportación vía API (XML/JSON).

Es clave para prevención de pérdidas y cumplimiento con RGPD.

Buenas prácticas para un seguimiento eficaz

Consejos finales:

1. Estandarizar los registros.

2. Capacitar al equipo.

3. Automatizar todo lo posible.

4. Revisar los datos periódicamente.

5. Centralizar en Dolibarr.

Conclusión

Registrar el historial del cliente en Dolibarr no es solo una tarea técnica, es una estrategia empresarial. Con la configuración adecuada, un equipo capacitado y procesos claros, Dolibarr se convierte en una herramienta poderosa para entender a tus clientes.

Desde facturas hasta emails, desde tickets hasta contratos: cada detalle importa. Conocer a tus clientes mejor que la competencia es una ventaja. Aprovecha todo lo que Dolibarr te ofrece y no dejarás escapar ninguna oportunidad.