Dolibarr es uno de los sistemas ERP y CRM de código abierto más potentes, conocido por su modularidad, facilidad de uso y eficiencia. Entre sus muchas funciones, el módulo de facturación es uno de los más utilizados. Ya seas autónomo, propietario de una pequeña empresa o parte de un equipo en crecimiento, crear tu primera factura en Dolibarr es un paso fundamental en la gestión digital de tu negocio.
Esta guía detallada te acompañará paso a paso en la configuración, creación y envío de tu primera factura con Dolibarr, centrándose en una configuración limpia, conforme a la ley y preparada para crecer.
1. Comprender el flujo de facturación en Dolibarr
Antes de comenzar, conviene entender cómo funciona el proceso de facturación en Dolibarr. El flujo general incluye:
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Configuración de los datos de la empresa
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Definición de impuestos, moneda y formatos de numeración
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Añadir o seleccionar un cliente (tercero)
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Añadir productos o servicios a facturar
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Crear la factura como borrador
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Validar la factura para oficializarla
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Enviarla al cliente (PDF/correo electrónico)
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Registrar el pago y hacer seguimiento del estado
Cada uno de estos pasos está integrado y es personalizable.
2. Activar y configurar el módulo de facturación
Antes de emitir facturas, asegúrate de activar los módulos necesarios.
Pasos:
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Ve a Inicio > Configuración > Módulos
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Activa los siguientes módulos:
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Terceros (clientes/proveedores)
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Facturación
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Productos/Servicios (opcional pero recomendable)
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Banco/Caja (para pagos)
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Luego:
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Accede a Configuración > Módulo > Facturas
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Define un formato de numeración (ej. FAC{yyyy}-{0000})
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Establece condiciones de pago por defecto (ej. 30 días)
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Selecciona el tipo de IVA por defecto
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Elige la plantilla PDF y sube tu logotipo
Esto garantiza una factura profesional y en cumplimiento con la normativa.
3. Ingresar los datos de tu empresa
Estos datos aparecerán en todas las facturas y deben ser precisos.
Cómo hacerlo:
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Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización
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Introduce:
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Nombre de la empresa
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Forma jurídica
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Dirección
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NIF/CIF/IVA
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Logotipo (para PDF)
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Cuenta bancaria (IBAN/SWIFT)
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No olvides:
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Definir moneda e idioma por defecto
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Establecer el remitente o usuario predeterminado
Estos datos se insertan automáticamente en los encabezados y pies de página.
4. Configurar impuestos y tipos de IVA
Si tu empresa aplica IVA, configúralo antes de generar facturas.
Cómo:
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Ve a Configuración > Diccionarios > Tipos de IVA
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Añade el tipo estándar (ej. 21%) y asígnale un nombre
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Márcalo como predeterminado en el módulo de facturación
Dolibarr permite:
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IVA por línea de producto
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IVA global por factura
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Múltiples tipos según producto o cliente
Así aseguras cumplimiento fiscal.
5. Añadir o importar clientes (terceros)
Toda factura debe estar vinculada a un cliente. Los clientes se gestionan en el módulo Terceros.
Para añadir manualmente:
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Ir a Terceros > Nuevo tercero
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Seleccionar tipo: Cliente, Proveedor o ambos
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Rellenar:
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Nombre
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Dirección de facturación
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Número de IVA
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Correo electrónico, teléfono, condiciones de pago
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También puedes importar clientes desde CSV en Herramientas > Importar.
Usa categorías para segmentar (ej. nacional/internacional).
6. Añadir productos o servicios
Usar artículos predefinidos acelera la facturación.
Para crear productos o servicios:
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Ve a Productos/Servicios > Nuevo producto/servicio
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Introduce:
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Nombre y descripción
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Precio (sin o con IVA)
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Tipo de IVA
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Tipo: producto o servicio
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Puedes usar categorías, añadir códigos o referencias.
Si no gestionas inventario, basta con nombre y precio.
7. Crear tu primera factura (borrador)
Con todo preparado, crea la factura.
Pasos:
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Ir a Facturación > Nueva factura cliente
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Seleccionar el cliente
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Añadir líneas:
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Desde productos/servicios o manual
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Cantidad, precio, IVA, descuentos
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Indicar fecha y vencimiento
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Guardar como Borrador
Mientras esté como borrador puedes:
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Editar
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Añadir notas (públicas o internas)
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Adjuntar documentos
Verifica todo antes de continuar.
8. Validar y emitir la factura
Al validar, Dolibarr le asigna número y la convierte en oficial.
Validación:
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Abrir la factura
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Pulsar Validar
Dolibarr:
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Asigna un número
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Bloquea edición
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Genera PDF automáticamente
Solo facturas validadas pueden enviarse o marcarse como pagadas.
9. Generar y enviar la factura en PDF
Una vez validada, puedes enviarla al cliente.
Opciones:
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Descargar PDF
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Enviar por email (requiere SMTP o configuración de correo)
Puedes:
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Adjuntar archivos
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Usar plantillas de mensaje
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Incluir instrucciones de pago
Gestionar todo desde Dolibarr ahorra tiempo.
10. Registrar pagos y estado
Al recibir el pago, regístralo en el sistema.
Pasos:
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Abrir factura
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Pulsar Añadir pago
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Introducir:
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Fecha
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Monto
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Método (transferencia, efectivo, tarjeta)
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Cuenta bancaria
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El estado cambia a:
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Pagada (si se cubre todo)
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Parcialmente pagada (si no)
También puedes:
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Generar recibo
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Exportar a contabilidad
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Ver saldos pendientes
11. Recordatorios automáticos (opcional)
Dolibarr puede enviar alertas para facturas vencidas.
Para activarlos:
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Ve a Configuración > Módulos > Emailing o Agenda
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Define reglas de recordatorio según vencimiento
Puedes:
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Programar correos después de X días
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Incluir factura en PDF
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Escalar tono (amable > firme > final)
Automatizar mejora el flujo de caja.
12. Informes y exportaciones
Las facturas son una fuente valiosa de información.
Dolibarr ofrece:
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Ventas por cliente, producto, fecha
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Pagadas vs impagadas
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Resumen de impuestos
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Exportación CSV para Excel o contabilidad
Accede vía Facturación > Estadísticas o módulo Informes.
13. Consejos para una facturación eficaz
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Usa numeraciones coherentes
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Verifica NIF europeos (VIES)
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Valida antes de enviar
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Guarda copias (Dolibarr lo hace automáticamente)
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Capacita a tu equipo si hay múltiples usuarios
Una buena gestión mejora cobros y reduce errores.
Conclusión
Crear tu primera factura en Dolibarr puede parecer técnico, pero es clave para profesionalizar tu empresa. Con su interfaz clara, estructura modular y herramientas completas, Dolibarr permite emitir facturas correctas y bien presentadas en pocos minutos.
Con una buena configuración inicial y un sistema organizado de productos y clientes, construyes una base sólida para toda tu gestión.
Empieza simple. Hazlo bien. Y deja que Dolibarr se encargue de la administración mientras tú haces crecer tu negocio.