Si gestionas tu empresa con Dolibarr ERP & CRM, una de las tareas más importantes, pero a menudo olvidadas, es establecer una estrategia de copia de seguridad fiable. La pérdida de datos puede producirse de forma inesperada por fallos de hardware, errores humanos o ataques cibernéticos. Por ello, implementar copias de seguridad automáticas —almacenadas externamente en un lugar seguro como Google Drive— es una buena práctica para cualquier pequeña o mediana empresa que utilice Dolibarr.

En esta guía completa aprenderás todo lo necesario para configurar copias de seguridad automáticas de tu instancia de Dolibarr en Google Drive. Abordaremos requisitos técnicos, tipos de backup, creación de scripts, programación con Cron, aspectos de seguridad y mejores prácticas de verificación. Tanto si hospedas Dolibarr localmente como en un VPS, esta guía te ayudará a proteger tus datos con seguridad.

¿Por qué usar Google Drive?

Google Drive ofrece almacenamiento en la nube gratuito y de pago con alta disponibilidad, acceso sencillo y versionado integrado. Se integra perfectamente con herramientas automatizadas a través de API y es una opción lógica como almacenamiento externo para backups diarios o semanales de bases de datos y documentos de Dolibarr.

Ventajas:

• 15 GB de espacio gratuito (ampliable con Google One)

• Infraestructura redundante y altamente disponible

• Transferencia segura y cifrada (HTTPS)

• Integración con API de Google Drive y OAuth2

Para usuarios no técnicos, Google Drive ofrece una interfaz fácil para descargar, restaurar o comprobar copias de seguridad.

¿Qué debe respaldarse en Dolibarr?

Los datos de Dolibarr consisten en dos componentes principales:

1. Base de datos: Todos los datos del negocio —clientes, facturas, productos, usuarios, permisos— están almacenados en una base de datos MySQL o MariaDB.

2. Directorio de documentos: Archivos como facturas PDF, contratos subidos y logotipos se guardan en el directorio /documents de Dolibarr.

Para una restauración completa, debes respaldar ambos elementos regularmente.

Paso 1: Preparar el entorno

Antes de crear scripts o programar tareas, asegúrate de tener:

• Acceso SSH al servidor de Dolibarr (VPS, dedicado o local)

• mysqldump instalado para respaldo de bases de datos

• rclone instalado para subir archivos a Google Drive

• Una cuenta de Google con acceso a Drive

Instala rclone en Debian/Ubuntu:

sudo apt update
sudo apt install rclone

Paso 2: Configurar Rclone con Google Drive

Rclone es una herramienta de línea de comandos para gestionar archivos en la nube. Es compatible con Google Drive de forma nativa.

Inicia el asistente de configuración:

rclone config

Pasos:

1. Elige n para nueva conexión remota

2. Asigna un nombre (ej. gdrive)

3. Selecciona Google Drive como tipo de almacenamiento

4. Sigue el flujo OAuth — inicia sesión en Google y pega el código

5. Acepta las opciones predeterminadas

6. Guarda y sal

Verifica la conexión:

rclone ls gdrive:

Deberías ver los archivos de tu Drive.

Paso 3: Crear el script de respaldo

Crea un script Bash, ej. dolibarr-backup.sh:

#!/bin/bash
DATE=$(date +%F-%H-%M)
BACKUP_DIR="/var/backups/dolibarr"
DB_NAME="dolibarr"
DB_USER="root"
DB_PASS="tu_contraseña"
DOC_DIR="/var/www/dolibarr/documents"
BACKUP_TMP="/tmp/dolibarr-backup-$DATE"
REMOTE="gdrive:dolibarr-backups"

mkdir -p $BACKUP_TMP
mkdir -p $BACKUP_DIR

# Respaldo de base de datos
mysqldump -u$DB_USER -p$DB_PASS $DB_NAME > $BACKUP_TMP/db-$DATE.sql

# Archivo de documentos
tar -czf $BACKUP_TMP/documents-$DATE.tar.gz -C $DOC_DIR .

# Crear archivo ZIP
cd $BACKUP_TMP
zip -r $BACKUP_DIR/dolibarr-backup-$DATE.zip *

# Subir a Google Drive
rclone copy $BACKUP_DIR/dolibarr-backup-$DATE.zip $REMOTE

# Eliminar archivos temporales
rm -rf $BACKUP_TMP

Hazlo ejecutable:

chmod +x dolibarr-backup.sh

Paso 4: Programar con Cron

Automatiza la ejecución del script diariamente, semanalmente o como prefieras.

Edita el crontab:

crontab -e

Ejemplo para ejecutarlo a diario a las 2:00:

0 2 * * * /ruta/a/dolibarr-backup.sh >> /var/log/dolibarr-backup.log 2>&1

Paso 5: Verificar las copias de seguridad

Incluso los backups automáticos deben verificarse:

• Revisa /var/log/dolibarr-backup.log por errores

• Accede a Google Drive y comprueba los archivos

• Prueba restauraciones periódicas:

  • Restaura la base de datos con mysql

  • Extrae y compara documentos

Opcional: envía alertas por correo o usa Slack

Paso 6: Gestionar espacio y eliminar respaldos antiguos

Para no saturar Google Drive:

Eliminar archivos antiguos:

rclone lsjson $REMOTE | jq -r '.[].Name' | sort | head -n -7 | while read file; do
  rclone deletefile $REMOTE/$file
done

O mueve archivos viejos a una carpeta “archivo”.

Consejos de seguridad

• Protege credenciales: almacena la contraseña solo accesible por root

• Usa cuentas de servicio: para accesos compartidos

• Cifra los backups: con gpg o zip -e

• Usa discos seguros: con acceso restringido

Mejoras adicionales

• Integración con Nextcloud, Dropbox, S3

• Bot de Telegram para estado del backup

• Panel de control con Grafana

• Monitoreo de errores de cron con healthchecks

Problemas comunes y soluciones

Rclone no se conecta

• Causa: token OAuth vencido

• Solución: rclone config reconnect gdrive:

mysqldump sin permisos

• Causa: usuario incorrecto

• Solución: verifica acceso y contraseña

Cron no se ejecuta

• Causa: rutas incorrectas o entorno

• Solución: usa rutas absolutas

Google Drive lleno

• Solución: elimina archivos viejos o amplía el plan

¿Por qué los backups son vitales para las pymes?

Las pymes a menudo no tienen equipos de IT dedicados. Perder datos de clientes, facturas o proyectos —aunque solo sea por un día— puede tener graves consecuencias.

Una buena estrategia de respaldo es como un seguro. Con Dolibarr, rclone y Google Drive, incluso las empresas menos técnicas pueden protegerse de forma profesional.

Conclusión

Configurar copias de seguridad automáticas de Dolibarr a Google Drive es fácil pero muy eficaz. Una vez configurado, funciona en segundo plano y ofrece tranquilidad.

Ya seas autónomo, empresa logística o una agencia de 50 empleados, no esperes al desastre. Respaldar Dolibarr —automáticamente, con seguridad y regularidad— puede salvar tu negocio.