Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono metriche essenziali che misurano l'efficacia con cui la vostra azienda, dipartimento o progetto raggiunge obiettivi specifici. Con un ERP/CRM come Dolibarr, il monitoraggio dei KPI diventa un potente strumento per mantenere il controllo operativo, ottimizzare i processi e garantire una crescita sostenibile.
In questa guida completa esploreremo come definire, implementare e monitorare i KPI in Dolibarr. Tratteremo anche le migliori pratiche, esempi pratici e tecniche avanzate per instaurare una cultura di gestione delle prestazioni basata sui dati.
Cosa Sono i KPI e Perché Sono Importanti
I KPI sono valori misurabili che indicano l'efficacia nel raggiungimento degli obiettivi. Possono monitorare:
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Performance finanziaria (es: crescita del fatturato)
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Efficienza operativa (es: tempo di evasione degli ordini)
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Soddisfazione del cliente (es: punteggio NPS)
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Produttività dei dipendenti (es: progetti completati al mese)
Vantaggi del monitoraggio dei KPI con Dolibarr:
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Visibilità in tempo reale sulla salute aziendale
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Decisioni basate sui dati
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Rilevazione precoce dei problemi
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Allineamento dei team verso obiettivi comuni
Tipi di KPI Che Puoi Monitorare in Dolibarr
La struttura modulare di Dolibarr consente di monitorare KPI in diverse aree:
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Vendite: Numero di nuovi clienti, tasso di conversione, valore medio delle vendite
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Finanza: Crescita del fatturato, margini di redditività, anzianità dei crediti
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Inventario: Rotazione delle scorte, giorni di stock disponibile
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Progetti: Tasso di completamento progetti, durata media dei progetti
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Servizio Clienti: Tempo di risoluzione dei ticket, punteggio di soddisfazione clienti
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Risorse Umane: Tasso di retention, percentuale di completamento formazione
Configurazione dei KPI in Dolibarr
1. Definire i Tuoi Obiettivi Aziendali
Prima di utilizzare Dolibarr, chiarisci:
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Cosa vuoi misurare
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Perché è importante
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Come lo misurerai
Esempi:
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Obiettivo: Migliorare la liquidità
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KPI: Giorni Medi di Incasso (DSO)
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Misura: Numero medio di giorni per incassare i crediti
2. Associare i KPI ai Moduli di Dolibarr
Identifica i moduli pertinenti:
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KPI vendite: moduli "Commerciale" e "Fatture"
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KPI finanziari: "Contabilità", "Banca", "Fatture"
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KPI progetti: "Progetti" e "Attività"
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KPI HR: "Utenti" e "Gestione Ferie"
3. Configurare Dolibarr per la Raccolta dei Dati
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Abilitare i moduli necessari
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Personalizzare i campi se necessario (es: tag, categorie)
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Imposizione di standard di inserimento dati
4. Creare Dashboard KPI di Base
Dolibarr offre dashboard personalizzabili per ruolo.
Esempi:
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Vendite totali del mese
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Ticket aperti per stato
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Fatture non pagate
Per personalizzare:
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Vai su "Home > Configurazione > Impostazioni Dashboard"
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Seleziona i widget pertinenti
5. Utilizzare Report e Esportazioni
Per un monitoraggio avanzato:
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Esporta le liste (es: fatture, preventivi)
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Crea Report SQL ("Strumenti > Report SQL")
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Analizza i dati esportati in Excel o strumenti BI
6. Automatizzare il Monitoraggio
Implementa:
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Esportazioni pianificate
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Avvisi via email
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Utilizza Zapier, Make.com o strumenti BI come Metabase, Google Data Studio
Esempi Pratici di KPI in Dolibarr
KPI di Vendite
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Nuovi Clienti per Mese
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Fonte: modulo "Terze Parti" filtrato per data
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Tasso di Crescita delle Vendite
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Fonte: modulo "Fatture"
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Tasso di Conversione Preventivi-Vendite
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Fonte: moduli "Proposte Commerciali" e "Ordini"
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KPI Finanziari
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Margine Lordo
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Fonte: "Contabilità" o "Fatture"
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Fatture Scadute
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Lista "Fatture" filtrata per stato e scadenza
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Ciclo di Conversione della Liquidità
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Dati combinati da "Fornitori", "Fatture", "Banca"
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KPI di Inventario
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Rotazione delle Scorte
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Vendite/Stock medio
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Tasso di Rottura di Stock
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Monitorato nel modulo "Prodotti"
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KPI di Gestione Progetti
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Consegna dei Progetti in Tempo (%)
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Confronto date previste vs reali
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Tasso di Completamento delle Attività
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Attività completate / attività assegnate
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KPI di Supporto Clienti
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Tempo Medio di Risoluzione
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Moduli di gestione ticket (plugin richiesto)
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Punteggio di Soddisfazione Clienti
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Questionari legati ai casi di supporto
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KPI HR
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Tasso di Turnover del Personale
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Fonte: "Utenti" e "Gestione Ferie"
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Ore Medie di Formazione per Dipendente
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Campi personalizzati o integrazioni LMS
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Tecniche Avanzate per il Monitoraggio dei KPI
1. Utilizzare Report SQL per Maggiore Precisione
Creare report personalizzati:
SELECT COUNT(f.rowid) as TotaleFatture, SUM(f.total_ht) as Fatturato
FROM llx_facture f
WHERE YEAR(f.datef) = YEAR(CURRENT_DATE)
AND MONTH(f.datef) = MONTH(CURRENT_DATE);Fornisce il fatturato mensile.
2. Creare Moduli Personalizzati
Per KPI non coperti:
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Sviluppare moduli leggeri
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Includere moduli di inserimento dati e visualizzazioni
3. Integrare Strumenti BI
Per dashboard avanzati:
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Collegare Dolibarr a Metabase, Google Data Studio o Tableau
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Creare dashboard KPI in tempo reale
4. Programmare l'Invio Automatico di Email KPI
Utilizzare cronjobs:
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Inviare riassunti KPI settimanali o mensili
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Allertare su soglie superate
Esempio: Avvisare se le fatture scadute superano i 50.000€.
Best Practice per la Gestione dei KPI in Dolibarr
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Iniziare in Modo Semplice: Pochi KPI essenziali
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Definire Responsabili: Chiarezza nei ruoli
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Automatizzare la Raccolta dei Dati: Ridurre errori
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Fissare Obiettivi: Benchmark per interpretazione
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Rivedere Periodicamente: KPI aggiornati
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Formare gli Utenti: Comprendere l'impatto dell'inserimento dati
Errori Comuni da Evitare
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Troppi KPI: Qualità prima della quantità
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Solo Indicatori Ritardati: Aggiungere indicatori predittivi
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Definizioni Ambigue: Chiarire i calcoli
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Trascurare la Visualizzazione: Contestualizzare i dati
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Ignorare le Tendenze: Monitoraggio nel tempo
Esempio Reale: Implementazione di KPI con Dolibarr
Caso Studio: PMI Industriale
Problema: Mancanza di visibilità su ritardi e liquidità.
Soluzione con Dolibarr:
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Creazione KPI su milestone dei progetti
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Report SQL per scadenze fatture
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Dashboard real-time con Metabase
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Riassunti mensili via email
Risultati:
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+20% rispetto dei tempi progetto
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-15% crediti insoluti
Il Futuro del Monitoraggio dei KPI in Dolibarr
Dolibarr evolve:
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Personalizzazione avanzata dei dashboard
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Widget KPI nativi in arrivo
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Integrazione migliorata con strumenti analitici
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Moduli predittivi basati su IA
Restare aggiornati garantisce accesso ai miglioramenti.
Conclusione
Monitorare i KPI con Dolibarr trasforma il vostro ERP/CRM in un centro strategico di controllo. Selezionando attentamente i KPI, configurando il sistema in modo efficiente e seguendo le migliori pratiche, allineerete i team, migliorerete l'eccellenza operativa e rafforzerete il processo decisionale.
Iniziate con obiettivi chiari, sfruttate la modularità di Dolibarr, automatizzate ove possibile e perfezionate costantemente il vostro approccio.