Im Jahr 2025 bleibt Dolibarr ERP/CRM eine unverzichtbare Lösung für das Projektmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Dank des flexiblen Projektmanagement-Moduls und zahlreicher verbesserter Funktionen erleichtert Dolibarr die Organisation, Verfolgung und Steuerung von Projekten. Um das Potenzial dieses Tools vollständig auszuschöpfen, ist jedoch ein fundiertes Verständnis seiner Funktionen erforderlich.

In diesem Artikel werden wir die besten Praktiken und Tipps vorstellen, um die Projektverfolgung mit Dolibarr im Jahr 2025 zu optimieren. Wir behandeln essenzielle Funktionen, nützliche Integrationen und fortgeschrittene Techniken, um eine reibungslose Organisation zu gewährleisten.

1. Warum Dolibarr für die Projektverfolgung verwenden?

Dolibarr ist ein Open-Source-ERP mit einem Projektmanagement-Modul, das auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist. Hier sind einige Gründe, warum Dolibarr eine ausgezeichnete Wahl für die Projektverfolgung im Jahr 2025 ist:

• Einfache Bedienung: Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine schnelle Einarbeitung.
• Flexibilität: Anpassbar an verschiedene Branchen (Dienstleistungen, Produktion, Handel usw.).
• Integration mit anderen Modulen: Verknüpfung mit Rechnungsstellung, CRM, Lagerverwaltung und Personalwesen.
• Anpassbarkeit: Möglichkeit, zusätzliche Module nach Bedarf zu integrieren.
• Zugänglichkeit: Verfügbar als Cloud- oder Selbsthosting-Version für den Fernzugriff.

Diese Vorteile machen Dolibarr zu einem leistungsstarken Tool für die Echtzeit-Projektverfolgung und optimale Organisation.

2. Einrichtung des Projektmanagement-Moduls in Dolibarr

2.1 Aktivierung des Projektmoduls

Um zu beginnen, muss das Projektmanagement-Modul in Dolibarr aktiviert werden:

1. Gehen Sie zu Konfiguration > Module/Anwendungen.
2. Suchen Sie das Modul „Projekte/Projekte und Aufgaben“ und aktivieren Sie es.
3. Konfigurieren Sie die Grundeinstellungen, um das Modul an Ihre Bedürfnisse anzupassen (Zugriffsrechte, Projekttypen usw.).

2.2 Erstellung eines Projekts

Sobald das Modul aktiviert ist, erstellen Sie ein Projekt mit diesen Schritten:

1. Gehen Sie zum Menü „Projekte“.
2. Klicken Sie auf „Neues Projekt“.
3. Geben Sie die Basisinformationen ein:
   • Projektname
   • Beschreibung
   • Start- und Enddatum
   • Zugehöriger Kunde (falls zutreffend)
4. Speichern Sie das Projekt.

2.3 Konfiguration der Zugriffsrechte

Für eine optimale Organisation sollten die Zugriffsrechte entsprechend den Rollen im Team konfiguriert werden:

• Administratoren: Vollzugriff auf das Projekt.
• Projektmanager: Verwaltung von Aufgaben und Verfolgung des Fortschritts.
• Teammitglieder: Beschränkter Zugriff auf zugewiesene Aufgaben.

3. Strukturierung von Projekten mit Aufgaben und Unteraufgaben

3.1 Erstellung von Aufgaben und Unteraufgaben

In Dolibarr wird ein Projekt mit Aufgaben und Unteraufgaben strukturiert, um die Verfolgung zu erleichtern. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie das erstellte Projekt.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Aufgaben“ und dann auf „Neue Aufgabe“.
3. Geben Sie die Aufgabendetails ein:
   • Name der Aufgabe
   • Detaillierte Beschreibung
   • Start- und Enddatum
   • Geschätzte Dauer
   • Zugewiesene Person
4. Um eine Unteraufgabe zu erstellen, wählen Sie eine Hauptaufgabe und fügen eine untergeordnete Aufgabe hinzu.

3.2 Verwendung von Meilensteinen

Meilensteine markieren wichtige Etappen des Projekts. So fügen Sie einen Meilenstein hinzu:

1. Gehen Sie zum Reiter „Meilensteine“ im Projekt.
2. Klicken Sie auf „Neuer Meilenstein“.
3. Geben Sie den Namen, das Datum und die zugehörigen Aufgaben ein.

3.3 Priorisierung von Aufgaben

Weisen Sie Aufgaben Prioritätsstufen zu, um die Organisation zu verbessern:

• Hoch: Kritische Aufgaben mit sofortigem Handlungsbedarf.
• Mittel: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben.
• Niedrig: Sekundäre Aufgaben für später.

4. Tipps für eine effektive Projektverfolgung

4.1 Verwendung von Kanban-Ansichten

Im Jahr 2025 bietet Dolibarr Kanban-Ansichten zur Visualisierung des Aufgabenfortschritts:

1. Gehen Sie zum Reiter „Kanban-Ansicht“ im Projekt.
2. Ziehen Sie Aufgaben zwischen Spalten, um den Status zu ändern (To-Do, In Bearbeitung, Erledigt).
3. Passen Sie die Spalten an Ihren Projekt-Workflow an.

4.2 Zeiterfassung

Nutzen Sie die Zeiterfassung für ein besseres Ressourcenmanagement:

1. Klicken Sie bei einer Aufgabe auf „Verbrauchte Zeit“.
2. Erfassen Sie die geleisteten Stunden.
3. Erstellen Sie Berichte zur Analyse der Arbeitszeit pro Aufgabe und Benutzer.

4.3 Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen

Richten Sie Benachrichtigungen ein, um über den Projektfortschritt informiert zu bleiben:

• Warnungen für Aufgabendaten.
• Benachrichtigungen für zugewiesene Aufgaben.
• Erinnerungen für wichtige Meilensteine.

5. Integration von Projekten mit anderen Dolibarr-Modulen

5.1 Personalmanagement

Verknüpfen Sie Projekte mit Ihren Mitarbeitern:

• Aufgabenverteilung nach Kompetenzen.
• Überwachung von Verfügbarkeiten und Urlaub.
• Analyse der Arbeitsbelastung zur Vermeidung von Überlastung.

5.2 Rechnungsstellung und Angebote

Automatisieren Sie die Projektabrechnung:

1. Erstellen Sie ein Angebot direkt aus dem Projekt.
2. Nach Abschluss des Projekts erstellen Sie eine Rechnung in Dolibarr.
3. Verfolgen Sie Zahlungen und Mahnungen.

5.3 Dokumentenmanagement

Speichern und teilen Sie projektbezogene Dokumente:

• Pläne, Berichte, Verträge.
• Zentraler Zugriff für das Projektteam.
• Versionsverlauf zur Vermeidung von Datenverlust.

6. Erweiterte Anpassung und Erweiterungen

6.1 Benutzerdefinierte Felder

Passen Sie Projekt- und Aufgabenfelder an Ihre spezifischen Bedürfnisse an:

1. Gehen Sie zu Konfiguration > Projekte > Benutzerdefinierte Felder.
2. Fügen Sie Felder hinzu, um spezielle Informationen zu erfassen (z. B. geschätzte Kosten, Risikostufe).

6.2 Nützliche Erweiterungen

Im Jahr 2025 stehen verschiedene Erweiterungen zur Verfügung, um das Projektmanagement zu verbessern:

• Gantt: Visualisierung von Projekten mit Gantt-Diagrammen.
• Dolibarr KanBoard: Erweitertes Kanban-Management für Projekte.
• TimeSheet: Vereinfachte Zeiterfassung für Projekte.

7. Best Practices für optimale Organisation

7.1 Klare Ziele setzen

Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt SMART-Ziele hat:

• Spezifisch
• Messbar
• Erreichbar
• Realistisch
• Terminiert

7.2 Regelmäßige Meetings abhalten

Führen Sie wöchentliche Meetings durch, um Fortschritte zu überprüfen und Prioritäten anzupassen.

7.3 Projektdokumentation führen

Halten Sie die Dokumentation aktuell, um Missverständnisse zu vermeiden:

• Projektanforderungen.
• Sitzungsprotokolle.
• Änderungshistorie.

8. Fazit

Im Jahr 2025 bietet Dolibarr leistungsstarke und flexible Funktionen für die Projektverfolgung. Dank der Anpassungsoptionen, der Integration mit anderen Modulen und Visualisierungstools wie Kanban-Ansichten und Gantt-Diagrammen ermöglicht Dolibarr KMUs eine effiziente Projektverwaltung.

Durch die Anwendung der in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Best Practices können Sie Ihre Organisation optimieren, die Teamproduktivität steigern und den Projekterfolg sicherstellen.

Dolibarr bleibt eine unverzichtbare ERP/CRM-Lösung für Unternehmen, die Effizienz und Agilität im Projektmanagement suchen.