Die Rechnungsstellung ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie verwandelt Waren und Dienstleistungen in Einnahmen, hält den Cashflow aufrecht und sorgt für finanzielle Ordnung. Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann die Rechnungsstellung jedoch eine der frustrierendsten und zeitaufwändigsten Aufgaben sein – insbesondere bei manuellen, nicht integrierten oder übermäßig komplexen Prozessen. Genau hier kommt Dolibarr ERP & CRM ins Spiel. Als robuste, modulare und quelloffene Plattform bietet Dolibarr umfassende Rechnungsfunktionen, die nicht nur die Abrechnung vereinfachen, sondern sich auch nahtlos in alle Geschäftsbereiche integrieren lassen.

In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Rechnungsmodule von Dolibarr, erklären ihre Funktionsweise, zeigen ihre Stärken auf und erläutern, wie sie sich an Ihre spezifischen Buchhaltungsbedürfnisse anpassen lassen. Wir betrachten die wichtigsten Funktionen, Anwendungsfälle, Anpassungsoptionen, Automatisierungsmöglichkeiten, rechtliche Aspekte sowie Integrationsmöglichkeiten – alles, was Sie benötigen, um Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse mit Dolibarr zu optimieren.

Rechnungsstellung mit Dolibarr verstehen

Das Rechnungssystem von Dolibarr ist kein isoliertes Feature – es ist vollständig in die ERP-Architektur integriert. Das bedeutet: Sobald eine Rechnung erstellt wird, ist sie in Echtzeit mit Kunden, Lagerbeständen, Verträgen, Projekten und Finanzdaten verknüpft. Diese Integration reduziert doppelte Dateneingaben, minimiert Fehler und sorgt für eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen – Finanzen, Vertrieb, Logistik.

Zu den wichtigsten Rechnungsmodulen gehören:

• Kundenrechnungsmodul

• Lieferantenrechnungsmodul

• Modul für wiederkehrende Rechnungen

• Gutschriften und Rechnungskorrekturen

• Steuer- und Mehrwertsteuerkonfiguration

• Zahlungserfassung und Kontenabgleich

Jedes Modul erfüllt einen spezifischen Zweck und gemeinsam bilden sie ein vollständiges Rechnungsmanagementsystem.

Kundenrechnungen: Vom Angebot bis zur Zahlung

Mit dem Kundenrechnungsmodul können Sie Rechnungen erstellen, verwalten und an Ihre Kunden versenden. Der Prozess beginnt oft mit einem Angebot, wird zu einem Auftrag und anschließend zur Rechnung – was für Datendurchgängigkeit sorgt.

Hauptfunktionen:

• Manuelle oder automatische Rechnungserstellung

• Verschiedene Vorlagen und Layouts

• Einbindung von Steuern, Rabatten, Versandkosten und Bedingungen

• Verknüpfung mit Kunden, Aufträgen und Verträgen

• Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit

• PDF-Erstellung mit digitalen Signaturfunktionen

• Automatischer E-Mail-Versand

Dolibarr erlaubt auch individuelle Nummerierungsschemata, um interne Vorgaben oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Lieferantenrechnungen: Effizienter Einkauf

Neben Kundenrechnungen unterstützt Dolibarr auch das Management eingehender Lieferantenrechnungen.

Hauptfunktionen:

• Manuelle Eingabe oder Import von Lieferantenrechnungen

• Verknüpfung mit Bestellungen und Lieferungen

• Integration ins Lager mit automatischen Updates

• Kategorisierung von Ausgaben für die Buchhaltung

• Überwachung von Zahlungszielen

• Export in Buchhaltungsjournale

So behalten Sie die Kontrolle über Ausgaben und Liquidität.

Wiederkehrende Rechnungen: Automatisierung für Abonnements

Für Unternehmen mit Abo-Modellen oder Dauerverträgen ist das manuelle Erstellen von Rechnungen nicht effizient. Das Modul für wiederkehrende Rechnungen automatisiert diesen Prozess.

Hauptfunktionen:

• Erstellung von Rechnungsvorlagen

• Anpassbare Intervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)

• Automatische Erstellung und Versand

• Verknüpfung mit Kundenverträgen

• Nachvollziehbarkeit und Historie

Ideal für IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter, Agenturen, Fitnessstudios u.v.m.

Gutschriften und Korrekturen

Dolibarr bietet ein flexibles System zur Ausstellung von Gutschriften und zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen.

Hauptfunktionen:

• Erstellung aus Originalrechnungen

• Teilweise oder vollständige Gutschrift

• Verknüpfung mit Warenrückgaben (RMA)

• Auswirkungen in der Buchhaltung nachvollziehbar

• Erneute Rechnungsstellung nach Korrektur

Rechtssicher, transparent und kundenorientiert.

Steuer- und Mehrwertsteuerkonfiguration

Dolibarr bietet umfassende Konfigurationsmöglichkeiten für nationale und internationale Steueranforderungen.

Optionen:

• Länderspezifische Mehrwertsteuersätze

• Steuersätze nach Produkt/Dienstleistung

• Unterstützung von Reverse-Charge-Verfahren

• Quellensteuer-Konfiguration

• Mehrstufige Steuerunterstützung

So bleiben Sie bei jeder Rechnung rechtlich auf der sicheren Seite.

Zahlungserfassung und Kontenabgleich

Rechnungen bringen nur dann Nutzen, wenn sie bezahlt werden. Dolibarr bietet dafür ein leistungsstarkes Zahlungs- und Abgleichsystem.

Funktionen:

• Manuelle und automatische Zahlungserfassung

• Teilzahlungen möglich

• Import von Kontoauszügen

• Zahlungserinnerungen und Mahngebühren

• Übersicht über offene Forderungen

• Massenabgleich von Transaktionen

Dies erleichtert die Liquiditätsplanung und Buchhaltungsabschlüsse.

Integration mit anderen Dolibarr-Modulen

Dolibarrs großer Vorteil liegt in der Modulvernetzung:

• Projekte: Rechnungen nach Projektphasen oder Zeit

• Lagerverwaltung: Artikelabgleich mit Bestand

• CRM: Nutzung von Rechnungshistorie für Vertrieb

• Buchhaltung: Automatische Übergabe an Hauptbuch

• POS: Automatische Rechnungserstellung im Verkauf

So wird Rechnungsstellung zum integralen Bestandteil des Unternehmenssystems.

Anwendungsszenarien

Freelancer und Kleinunternehmer

Vollständige Rechnungsverwaltung (von Angebot bis Zahlung) mit minimalem Aufwand.

Produktionsunternehmen

Verknüpfung von Rechnung, Versand und Lagerdaten für transparente Prozesse.

Non-Profit-Organisationen

Kategorisierte Rechnungen für Spenden, Zuschüsse und Dienstleistungen.

Internationale Unternehmen

Dank Mehrsprachigkeit, Mehrwährung und Mehrwertsteuerunterstützung ideal für globales Business.

Anpassung und Erweiterbarkeit

Dolibarr ist quelloffen und damit hochgradig anpassbar.

Beispiele:

• Eigene Rechnungsvorlagen mit Logo

• Neue Rechnungsstatus (z. B. "in Prüfung")

• Zusatzfelder (z. B. Projektcode)

• Automatisierte Genehmigungsworkflows

Erweiterungen sind über den DoliStore verfügbar.

Sicherheit und Datenintegrität

Rechnungsdaten sind sensibel – Dolibarr schützt sie durch:

• Rollen- und Rechteverwaltung

• Digitale Signaturkompatibilität

• Verschlüsselte PDFs

• Zugriffsprotokollierung

So erfüllen Sie Compliance- und Datenschutzanforderungen.

Best Practices für die Rechnungsstellung mit Dolibarr

1. Vorlagen standardisieren – für Einheitlichkeit und Professionalität

2. Automatisieren – Workflows nutzen

3. Steuervorgaben regelmäßig prüfen – gesetzeskonform bleiben

4. Bankintegration nutzen – Zahlungsabgleich vereinfachen

5. Mitarbeiter schulen – richtige Nutzung sichern

6. Regelmäßig sichern – Datenverluste vermeiden

Fazit

Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein. Mit den Modulen von Dolibarr können Unternehmen jeder Größe ihre Buchhaltung vereinfachen, rechtlich absichern und Prozesse beschleunigen. Ob Einzelabrechnung, Abonnement oder komplexe Auftragsabrechnung – Dolibarr bietet die nötigen Werkzeuge.

Open Source, anpassbar und umfassend integriert: Dolibarr ist mehr als ein Abrechnungstool – es ist ein strategischer Partner für Klarheit und Effizienz in Ihrer Finanzverwaltung.