In der schnelllebigen Welt kleiner Unternehmen ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen. Unternehmer, Freiberufler und KMU müssen oft viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen: von der Kundenkommunikation über die Rechnungsverfolgung bis hin zur Lager- und Finanzverwaltung. Diese Aufgaben sind zwar notwendig, aber auch zeitaufwendig und oft repetitiv. Hier kommt die Automatisierung als unverzichtbare Strategie ins Spiel.

Dolibarr ERP/CRM, eine leistungsstarke Open-Source-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen, bietet umfassende Automatisierungsfunktionen, die den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren können—insbesondere in den Bereichen Rechnungsstellung und E-Mail-Kommunikation. Ob Sie ein Dienstleistungsunternehmen führen, mit physischen Produkten handeln oder als Freiberufler mehrere Kunden betreuen: Durch die Automatisierung wiederkehrender Abläufe gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – den Ausbau Ihres Geschäfts.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dolibarr nutzen können, um Rechnungen und E-Mails zu automatisieren, Ihre betriebliche Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren. Wir erläutern, welche Module Sie aktivieren sollten, zeigen praxisnahe Anwendungsfälle und technische Konfigurationen, um Ihren Arbeitsfluss im Jahr 2025 und darüber hinaus zu optimieren.

Warum Automatisierung für Unternehmen unverzichtbar ist

Die Automatisierung bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: reduziert sich wiederholende Verwaltungsaufgaben

• Genauigkeit: minimiert menschliche Fehler bei Dateneingaben und Berechnungen

• Konsistenz: stellt einheitliche Abläufe und Kommunikation sicher

• Kundenzufriedenheit: schnellere Reaktionen und weniger Missverständnisse

• Skalierbarkeit: ermöglicht mehr Kunden bei gleichem Personalaufwand

Mit einer durchdachten Konfiguration wird die Automatisierung zu einem unsichtbaren Assistenten, der hinter den Kulissen für Sie arbeitet.

Überblick über Dolibarr ERP/CRM

Dolibarr ist eine Open-Source-ERP/CRM-Lösung, die viele Geschäftsprozesse in einer modularen Oberfläche vereint: Rechnungsstellung, Buchhaltung, Projektmanagement, Lagerverwaltung u.v.m.

Vorteile:

• Benutzerfreundlich: intuitiv auch für Nicht-Techniker

• Modular: nur benötigte Module aktivieren

• Kostengünstig: kostenlos mit optionalen Erweiterungen

• Erweiterbar: Add-ons über Dolistore, REST-API verfügbar

Automatisierungsfunktionen sind in mehreren Modulen integriert und lassen sich mit externen Tools oder individuellen Skripten erweitern.

Rechnungsverwaltung mit Dolibarr automatisieren

Schritt 1: Benötigte Module aktivieren

Aktivieren Sie im Menü:

• Rechnungen

• Dritte (Kunden/Lieferanten)

• Produkte/Dienstleistungen

• Bank/Kasse

Empfohlene Zusatzmodule:

• Aufträge

• Projekte

• Buchhaltung

Schritt 2: Vordefinierte Produkte und Dienstleistungen nutzen

Erstellen Sie einen Produktkatalog mit:

• Beschreibung

• Einzelpreis

• Mehrwertsteuersatz

• Buchungskonto

Beim Erstellen von Rechnungen können Sie diese schnell und fehlerfrei hinzufügen.

Schritt 3: Rechnungsvorlagen verwenden

Erstellen Sie Vorlagen mit:

• Standard-Fußtext (AGB, Zahlungsbedingungen…)

• Automatischer Berechnung von Rabatten und Steuern

• Firmenlogo und Farbgestaltung

Ideal für automatische oder massenhafte Rechnungen.

Schritt 4: Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Für Abo-Modelle oder monatliche Leistungen:

• Vorlage definieren

• Wiederholfrequenz festlegen (wöchentlich, monatlich…)

• Dauer oder Enddatum wählen

Dolibarr erstellt und versendet Rechnungen automatisch nach Zeitplan.

Schritt 5: Automatische Zahlungserinnerungen

Einstellungen im Modul > E-Mail-Vorlagen:

• Vorlagen für 1., 2. und letzte Mahnung erstellen

• Zeitabstände definieren: 7, 14, 30 Tage nach Fälligkeit

Öffnungsverfolgung aktivieren.

Schritt 6: Arbeitsabläufe verbinden

Dolibarr ermöglicht:

• Automatische Rechnung nach Angebotsannahme

• Automatisch als bezahlt markieren bei Zahlungseingang

• Lieferschein nach Rechnungsstellung generieren

Einrichtbar per Workflow-Regeln oder Cronjobs.

E-Mail-Kommunikation automatisieren

Schritt 1: SMTP-Server konfigurieren

Für zuverlässige Zustellung:

• TLS/SSL aktivieren

• SPF, DKIM, DMARC im DNS eintragen

• Reverse DNS und Hostnamen prüfen

Schritt 2: E-Mail-Vorlagen erstellen

Unter Startseite > Konfiguration > E-Mail-Vorlagen:

• Rechnungsbestätigung

• Zahlungserinnerung

• Angebotsversand

• Auftragsbestätigung

• Follow-up nach Projektende

Verwenden Sie Platzhalter wie:

• {client_name}

• {invoice_ref}

• {total_ttc}

Schritt 3: Automatische Auslösung

Auslöser für automatische Mails:

• Angebotsfreigabe

• Überfällige Rechnung

• Zahlungseingang

• Projektstatus-Änderung

Zuordnen per Ereignissteuerung.

Schritt 4: Kampagnen planen

Mit dem Modul "E-Mailings":

• Newsletter programmieren

• Empfänger filtern

• Öffnungs- und Klickraten analysieren

Ideal für regelmäßige Infos oder Kundenhinweise.

Schritt 5: Externe Tools verbinden

Per REST-API oder Zapier/Make:

• Verbindung zu Mailchimp, Gmail, Sendinblue

• Slack-Benachrichtigungen bei neuer Rechnung

• Rechnungs-Backup auf Google Drive

Weitere Automatisierungen in Dolibarr

Workflow-Beispiele

• Automatische Umwandlung von Angebot in Rechnung

• Verkaufsmitarbeiter bei Angebotsannahme informieren

• Projektverantwortlicher automatisch zuweisen

Geplante Cronjobs

Beispiele:

• Tägliche Rechnungserstellung

• Automatisierte Backups

• Bericht per E-Mail

• Lagerüberwachung

Planbar via Hosting oder Crontab.

Trigger-Events und Webhooks

Für Fortgeschrittene:

• Eigene Module

• API-Aufrufe

• Anbindung an Analyse-Tools

Ideal für SaaS-Anwendungen mit Dolibarr als Backend.

Sicherheit bei der Automatisierung

Sichern Sie Ihre Prozesse:

• HTTPS und sichere Logins

• Adminrechte begrenzen

• Regelmäßige Backups

• Loganalyse aktivieren

• SMTP-Leistung überwachen

Tipps für effektive Automatisierung

• Mit einem Workflow starten

• Team in Analyse einbeziehen

• In Staging testen

• Regeln dokumentieren

• Regelmäßig optimieren

Fazit

Im Jahr 2025 ist Automatisierung ein Muss. Dolibarr ermöglicht kleinen Unternehmen, Zeit zu sparen und effizient zu arbeiten – ohne große Investitionen.

Mit den Automatisierungsfunktionen von Dolibarr vereinfachen Sie die Rechnungs- und E-Mail-Verwaltung und schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.

Egal ob Freiberufler, Handwerker oder Kleinunternehmer: Dolibarr ist die ideale Grundlage, um das zu automatisieren, was wirklich zählt. Mit guter Pflege und Disziplin verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse dauerhaft.