In der dynamischen Welt kleiner Unternehmen beginnen Firmen oft einfach. Für viele bedeutet das, alles über Tabellenkalkulationen zu verwalten. Excel ist vertraut, kostengünstig und flexibel — bis zu einem gewissen Punkt. Mit dem Wachstum des Unternehmens werden die Grenzen von Excel offensichtlich: Datensilos, menschliche Fehler, Versionskonflikte und ineffiziente Prozesse. Hier erzählen wir die Geschichte, wie ein kleines Unternehmen von chaotischen Tabellenkalkulationen zu einem optimierten Dolibarr-ERP-System gewechselt ist und welche Lehren daraus gezogen wurden.

Die ersten Schwierigkeiten: Leben mit Excel

Zu Beginn verwaltete "EcoParts Solutions", ein kleiner Autoteilehändler, alle seine Geschäftsprozesse mit einer Sammlung von Excel-Dateien. Verkauf, Lagerbestand, Kundenlisten, Bestellungen — alles war auf verschiedene Dateien verteilt.

Aufgetretene Probleme:

• Datenverdopplung: Kunden- und Lieferantendaten waren in mehreren Dateien verteilt.

• Inkonsistente Informationen: Verschiedene Teammitglieder arbeiteten an unterschiedlichen Versionen.

• Inventurfehler: Lagerbestände waren oft ungenau.

• Manuelle Rechnungsstellung: Jede Rechnung musste manuell erstellt werden, was Fehlerquellen erhöhte.

• Fehlende Berichte: Finanz- oder operative Berichte zu erstellen, dauerte Stunden.

Das Unternehmen wuchs, aber auch die Probleme. Es war klar: Eine robustere Lösung war notwendig.

Warum Dolibarr?

Das Unternehmen evaluierte verschiedene ERP-Systeme — SAP Business One, Odoo, Zoho ERP und Dolibarr. Unter Berücksichtigung von Kosten, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit fiel die Wahl auf Dolibarr.

Hauptgründe:

• Open Source: Keine hohen Lizenzgebühren.

• Modulares System: Nur die benötigten Funktionen aktivieren.

• Einfache Web-Oberfläche: Keine komplexe IT-Infrastruktur erforderlich.

• Große Community: Umfangreiche Dokumentation und Support.

• Anpassbar: Einfache Erweiterung von Funktionen und Integrationen.

Dolibarr passte perfekt zu ihren Wachstumszielen und Budgetrestriktionen.

Planung der Migration

Der Wechsel von Excel zu einem ERP-System bedeutet nicht nur eine Datenmigration, sondern auch eine Neugestaltung der Prozesse.

Schritt 1: Anforderungen definieren

Vor der Installation listete EcoParts Solutions alle notwendigen Funktionen auf:

• CRM (Kundenbeziehungsmanagement)

• Auftragsbearbeitung

• Lagerverwaltung

• Einkaufsmanagement

• Rechnungsstellung und Buchhaltungsintegration

• Berichterstattung und Dashboards

Jede Excel-Datei wurde einem Dolibarr-Modul zugeordnet.

Schritt 2: Datenbereinigung

Vor der Migration:

• Dubletten bei Kunden zusammenführen

• Lieferantennamen standardisieren

• Produktnummern (SKU) und Bestände überprüfen

• Veraltete Daten entfernen

Ein entscheidender Schritt zur Vermeidung späterer Probleme.

Schritt 3: Dolibarr-Installation

Sie entschieden sich für ein Cloud-VPS-Hosting, um Kosten zu sparen und Flexibilität zu behalten.

Durchgeführte Aktionen:

• Installation der neuesten stabilen Dolibarr-Version

• SSL-Zertifikat für sichere Verbindungen

• Erstellung von Benutzern und Berechtigungen

• Aktivierung nur der benötigten Module (Produkte, Dritte, Rechnungen, Aufträge, Lager usw.)

Datenimportprozess

1. Kunden und Lieferanten

Über das Modul "Dritte" importierten sie Kunden- und Lieferantendaten per CSV-Dateien.

Tipps:

• Exakte Zuordnung der CSV-Spalten zu Dolibarr-Feldern

• Testimporte mit kleinen Datenmengen

2. Produkte und Lagerbestand

Produktimport mit:

• SKU

• Name

• Beschreibung

• Einkaufs- und Verkaufspreise

• Aktuelle Lagerbestände

Einstellung von Mindestbestand-Warnungen.

3. Verkaufs- und Einkaufsaufträge

Nur relevante Aufträge des letzten Jahres wurden migriert, um die Datenbank schlank zu halten.

Teamtraining

Ein Systemwechsel ist nicht nur technisch, sondern auch kulturell. EcoParts Solutions organisierte Schulungssitzungen.

Behandelte Themen:

• Navigation in Dolibarr

• Erstellung von Verkaufsaufträgen

• Lageraktualisierungen

• Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen

• Nutzung der Such- und Berichtsfunktionen

Es wurden interne Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellt.

Aufgetretene Schwierigkeiten

Trotz guter Vorbereitung gab es einige Probleme.

1. Datenzuordnungsfehler

Importfehler bei CSV-Daten.

Lösung: Gründlichere Validierung vor dem Import.

2. Widerstand gegen Veränderungen

Einige Mitarbeiter wollten bei Excel bleiben.

Lösung: Betonung der Vorteile: Zeitersparnis, weniger Fehler, bessere Berichte.

3. Anpassungsbedarf

Standard-Rechnungsvorlagen entsprachen nicht ihrem Corporate Design.

Lösung: Erstellung eines eigenen PDF-Layouts mit TCPDF in Dolibarr.

Schnell sichtbare Verbesserungen

Drei Monate nach der Migration zu Dolibarr:

• Bestandsgenauigkeit von ~70% auf 98% verbessert

• Bearbeitungszeit für Aufträge um 50% reduziert

• Rechnungserstellung nahezu sofort

• Kundenreaktionszeit verkürzt

• Echtzeit-Reporting für schnellere Entscheidungen

Die Mitarbeiter berichteten von weniger Stress dank zentralisierter Prozesse.

Erweiterte Nutzung nach der Stabilisierung

Nach der Stabilisierung erkundete EcoParts Solutions weitere Funktionen.

1. Workflow-Automatisierung

Implementierungen:

• Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand

• Bestätigungs-E-Mails für Bestellungen

• Zahlungserinnerungen

2. Mehrsprachigkeit

Durch Dolibarrs Mehrsprachigkeitsfunktionen konnten Dokumente für europäische Märkte leicht lokalisiert werden.

3. API-Integrationen

Anbindung an ihren Shopify-Shop über die Dolibarr-REST-API.

Best Practices für die Migration von Excel zu Dolibarr

• Gründliche Planung: Prozesse genau kartieren.

• Datenbereinigung: Probleme vor der Migration beheben.

• Schrittweise Einführung: Nur essenzielle Module aktivieren.

• Kontinuierliches Testen: Importtests durchführen.

• Frühzeitige Schulung: Warum und wie erklären.

• Puffer einplanen: Für unerwartete Probleme.

Zukünftige Projekte mit Dolibarr

EcoParts Solutions plant:

• Implementierung des Projektmoduls

• Ausbau der CRM-Nutzung

• Volle Nutzung des Buchhaltungsmoduls

• Mobiler Zugriff für Lagerverwaltung

Mit Dolibarr verfügen sie über eine skalierbare Plattform für weiteres Wachstum.

Fazit

Der Umstieg von Excel auf ein ERP-System ist keine Kleinigkeit. Er erfordert Planung, Datenmanagement und die Einbindung der Nutzer. Aber wie die Erfahrung von EcoParts Solutions zeigt, sind die Vorteile transformativ.

Für jedes kleine Unternehmen, das sich in Tabellenkalkulationen verliert, bietet Dolibarr einen zugänglichen und leistungsstarken Weg zur echten digitalen Transformation.