Wenn es um ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM-Software (Customer Relationship Management) für kleine Unternehmen geht, hebt sich Dolibarr als leistungsstarke und flexible Open-Source-Lösung hervor. Dank seines modularen Aufbaus, seiner intuitiven Oberfläche und der einfachen Bedienung ist es ideal für Unternehmer und kleine Teams, die Struktur ohne Komplexität suchen.
Wenn Sie Dolibarr gerade installiert haben und sich fragen, wie Sie es schnell für Ihr Unternehmen einrichten können, zeigt Ihnen diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das in weniger als einer Stunde schaffen. Ob Sie ein Einzelhandelsgeschäft, ein Beratungsbüro oder ein Dienstleistungsunternehmen betreiben – dieser Leitfaden hilft Ihnen, Dolibarr an Ihre praktischen Bedürfnisse anzupassen.
Hier finden Sie eine logisch strukturierte Anleitung mit einfach umsetzbaren Schritten.
1. Die Struktur verstehen: Module sind der Schlüssel
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass Dolibarr modular aufgebaut ist. Das bedeutet, dass Sie nur die Funktionen aktivieren können, die Sie wirklich benötigen – so bleibt Ihr System leicht und effizient.
Wichtige Module für kleine Unternehmen:
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Dritte (Kunden/Lieferanten)
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Produkte/Dienstleistungen
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Rechnungen
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Angebote
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Bestellungen
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Projekte
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Bank/Kasse
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Spesenberichte
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Personal (bei Mitarbeitern)
So aktivieren Sie Module:
Gehen Sie zu Home > Setup > Module/Anwendungen. Aktivieren Sie nur, was Sie wirklich brauchen.
Für die meisten kleinen Unternehmen sind Dritte, Rechnungen, Bestellungen und Produkte essenziell.
2. Unternehmensprofil einrichten (10 Minuten)
Gehen Sie zu Home > Setup > Unternehmen/Organisation. Tragen Sie den offiziellen Firmennamen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Logo ein. Diese Informationen erscheinen auf Rechnungen und Angeboten.
Wichtige Felder:
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Name und Adresse des Unternehmens
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Steuer-ID (z. B. USt-IdNr.)
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Standardwährung
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Geschäftsjahresdaten
Eine korrekte Einrichtung sorgt für rechtlich einwandfreie und professionell gestaltete Dokumente.
3. Währungen, Steuern und Sprachen einstellen (5 Minuten)
Gehen Sie zu Setup > Wörterbücher, um Standardwährung und Steuersätze zu definieren.
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Währung: Legen Sie Ihre Geschäftswährung fest (z. B. EUR, USD).
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Steuersätze: Tragen Sie gültige Mehrwertsteuersätze ein.
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Sprachen: Wählen Sie die Benutzeroberfläche in Ihrer Sprache.
So sind alle Finanzdaten und Prozesse gesetzeskonform und korrekt.
4. Benutzer hinzufügen und Berechtigungen verwalten (10 Minuten)
Wenn Sie der einzige Benutzer sind, können Sie diesen Schritt überspringen. Für Teams: Gehen Sie zu Benutzer & Gruppen > Neuer Benutzer, um individuelle Zugänge zu erstellen.
Gute Praxis:
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Gruppen anlegen (Vertrieb, Verwaltung, HR, ...)
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Module und Rechte je Gruppe zuweisen
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Starke Passwörter und eindeutige Benutzernamen verwenden
Eine strukturierte Rollenverteilung erhöht die Sicherheit und Klarheit.
5. Produkte und Dienstleistungen anlegen (10 Minuten)
Gehen Sie zu Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt, um Artikel oder Services anzulegen.
Für jedes Produkt/Service:
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Name
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Referenznummer
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Preis (inkl./exkl. MwSt.)
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Beschreibung
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Typ (Produkt oder Dienstleistung)
Sie können auch Lagerbestand, Lieferanten oder Seriennummern hinterlegen.
Für Dienstleister empfehlen sich Zeiteinheiten, Beratungspakete oder Projektmodule.
6. Kunden und Lieferanten anlegen (10 Minuten)
Im Modul Dritte legen Sie Kontakte für Kunden und Lieferanten an.
Wichtige Angaben:
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Firmenname oder Person
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Ansprechpartner
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E-Mail/Telefonnummer
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Rechnungs- und Lieferadresse
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Zahlungsbedingungen
Je vollständiger Ihre Daten, desto einfacher die Kommunikation und Abrechnung.
Falls Sie bereits Kundendaten haben: Nutzen Sie den CSV-Import unter Werkzeuge > Import.
7. Dokumentvorlagen anpassen (5 Minuten)
Gehen Sie zu Setup > Module > Rechnungen/Angebote und wählen Sie eine Vorlage.
Anpassbare Elemente:
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Firmenlogo
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Kopf-/Fußzeilen
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Schriftarten und Layout
Sie können eine Vorschau anzeigen, bevor Sie speichern. So wirken Ihre Dokumente einheitlich und professionell.
8. Zahlungsmethoden und Bankkonten konfigurieren (5 Minuten)
Unter Bank & Kasse > Neues Konto legen Sie Ihre Firmenkonten an.
Definieren Sie akzeptierte Zahlungsmethoden (Überweisung, Karte, PayPal).
Diese Einstellungen werden in Rechnungen und Berichten verwendet.
9. Standardwerte und Automatisierung einstellen (5 Minuten)
Gehen Sie zu Home > Setup > Weitere Einstellungen, um:
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Standardsprache
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Zeitzone
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Nummernformate für Dokumente
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Standardfälligkeiten
einzustellen. Sie können auch Mahnungen, automatische Steuerregeln oder wiederkehrende Rechnungen konfigurieren.
10. Testlauf eines vollständigen Workflows (10 Minuten)
Zur Überprüfung:
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Legen Sie einen Testkunden an
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Erfassen Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung
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Erstellen Sie ein Angebot
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Wandeln Sie es in eine Bestellung um
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Wandeln Sie die Bestellung in eine Rechnung um
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Erfassen Sie eine Zahlung
So stellen Sie sicher, dass alles korrekt funktioniert.
Bonus: Sicherheit und Backups
Denken Sie gleich zu Beginn an:
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HTTPS aktivieren, falls noch nicht aktiv
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Ordner /install löschen aus Sicherheitsgründen
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Automatische Backups einrichten (Cronjob oder Plugin)
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SMTP konfigurieren, um E-Mails über Dolibarr zu versenden
Ein sicheres und gesichertes ERP ist ein zuverlässiges ERP.
Zusätzliche Module für später
Sobald alles läuft, erweitern Sie Dolibarr bei Bedarf:
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POS (Kassensystem): für stationären Verkauf
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Lagerverwaltung: für präzise Bestandskontrolle
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Verträge/Abonnements: für wiederkehrende Leistungen
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E-Mail-Marketing: für Newsletter und Kundenkontakt
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Dolistore-Marktplatz: zusätzliche Module installieren
Dolibarr wächst mit Ihrem Unternehmen.
Fazit
Sie benötigen kein IT-Team und keinen Berater, um Dolibarr zu starten. Mit einer gezielten Stunde Einrichtung haben Sie ein komplettes ERP-System, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Wichtige Erfolgsfaktoren:
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Nur benötigte Module aktivieren
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Saubere und präzise Daten erfassen
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Dokumente individuell gestalten
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Prozesse soweit möglich automatisieren
Nach der Einrichtung verwalten Sie Ihre Kunden, Produkte, Finanzen und Rechnungen zentral in einem System.
Jetzt können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: das Wachstum Ihres Unternehmens.
Brauchen Sie später Hilfe? Die Dolibarr-Foren und Dokumentation sind sehr hilfreich. Wenn Sie sich sicher fühlen, können Sie jederzeit weitere Module hinzufügen oder externe Tools über die API integrieren.
Organisieren Sie sich. Arbeiten Sie effizient. Wachsen Sie klug – mit Dolibarr.