Im sich ständig weiterentwickelnden Bereich der digitalen Unternehmensführung erkennen Organisationen zunehmend den Wert von Open-Source-ERP- und CRM-Lösungen. Zu den beliebtesten und am weitesten verbreiteten gehört Dolibarr – eine modulare und vielseitige ERP/CRM-Plattform, die für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Freiberufler, NGOs und sogar größere Organisationen konzipiert ist. Mit Funktionen von Rechnungsstellung und Buchhaltung bis hin zu Lagerverwaltung und Projektsteuerung bietet Dolibarr eine überzeugende Alternative zu teuren, starren und proprietären Systemen.

Die Migration zu Dolibarr ist jedoch kein Plug-and-Play-Prozess. Sie erfordert sorgfältige Planung, eine gründliche Datenvorbereitung und eine strukturierte Implementierungsstrategie. In diesem Artikel bieten wir eine detaillierte, mehrstufige Anleitung für eine sichere, effiziente und erfolgreiche Umstellung auf Dolibarr. Wir erläutern, warum Unternehmen den Wechsel vollziehen, welche Vorbereitungen nötig sind, wie die Migration abläuft und wie Sie Ihre Teams danach effektiv schulen und unterstützen.

Warum zu Dolibarr migrieren?

Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie die Vorteile verstehen, die Dolibarr zu einer attraktiven ERP/CRM-Lösung machen.

1. Kostenersparnis

Dolibarr ist kostenlos und quelloffen, wodurch teure Lizenzgebühren entfallen. Sie können es lokal hosten oder bei einem vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter betreiben. Langfristig bedeutet das erhebliche Einsparungen.

2. Modularität

Sie aktivieren nur die Module, die Sie benötigen – ohne unnötigen Ballast. Diese Flexibilität erleichtert eine schrittweise Systemerweiterung.

3. Anpassbarkeit und Flexibilität

Dank offenem Quellcode und zahlreicher Plugins lässt sich Dolibarr optimal an individuelle Geschäftsprozesse und branchenspezifische Anforderungen anpassen.

4. Aktive Community und Dokumentation

Dolibarr wird von einer weltweiten Community unterstützt. Umfangreiche Dokumentation, Foren und externe Dienstleister erleichtern die Nutzung und Weiterentwicklung.

5. Keine Anbieterbindung

Durch Open Source behalten Sie stets die Kontrolle. Ihre Daten gehören Ihnen und können jederzeit exportiert oder migriert werden.

Vor der Migration: Analyse und Planung

Eine erfolgreiche Migration beginnt mit einer genauen Analyse Ihres aktuellen Systems und klaren Zielsetzungen.

1. Bestehende Systeme identifizieren

Erstellen Sie eine Liste aller verwendeten Systeme:

• ERP (z. B. SAP, Sage, QuickBooks, Odoo)

• CRM (z. B. Salesforce, Zoho)

• Buchhaltungssoftware

• Lagerverwaltung oder Kassensysteme (POS)

• Excel-Tabellen oder individuelle Anwendungen

2. Datenqualität überprüfen

Unvollständige oder fehlerhafte Daten führen zu Problemen. Prüfen Sie:

• Dubletten

• Fehlende Felder

• Uneinheitliche Formate (Datum, Währung)

• Kompatibilität mit Dolibarr

3. Migrationsziele definieren

Festlegen:

• Welche Daten migriert werden (Kontakte, Rechnungen, Produkte, Lagerbestände...)

• Welche Geschäftsprozesse kritisch sind

• Welche Verbesserungen mit Dolibarr angestrebt werden

4. Installationsart wählen

• On-Premise: volle Kontrolle, erfordert Infrastruktur

• Cloud: geringerer Wartungsaufwand, Fernzugriff möglich, evtl. höhere Kosten

5. Migrationswerkzeuge auswählen

• CSV-Importfunktion von Dolibarr

• Plugins oder Migrationsskripte

• Middleware für Synchronisation

• Professionelle Migrationsdienste

Migrationsplanung

Nach der Analyse folgt die detaillierte Planung.

1. Projektteam bilden

Einbeziehen:

• Projektleiter

• IT-Team

• Fachverantwortliche (Vertrieb, Buchhaltung, HR, Lager)

• Externe Berater bei Bedarf

2. Zeitplan festlegen

Festlegen:

• Datenbereinigung

• Testmigration

• Stichtag für den Produktivstart

• Puffer für unvorhergesehene Probleme

3. Datenzuordnung vorbereiten

Alte Datenfelder an Dolibarr-Struktur anpassen:

• Kunden → Dritte

• Interessenten → Potenzielle Kunden

• Aufträge → Angebote & Bestellungen

• Artikel → Produktkatalog

• Konten → Kontenplan

Bei Bedarf Tools wie Excel oder ETL-Software verwenden.

4. Backup-Strategie

Vollständige Backups erstellen:

• Vor und nach jeder Phase

• Versionierung der Importdateien

• Archivierung von Rohdaten zur Nachverfolgbarkeit

Ausführungsphase

Nun erfolgt die praktische Umsetzung.

1. Daten bereinigen und formatieren

Mit Excel, LibreOffice oder Skripten bereinigen. Sicherstellen, dass CSV-Formate den Dolibarr-Vorgaben entsprechen.

2. Dolibarr einrichten

• Grundsystem installieren

• Notwendige Module aktivieren (CRM, Fakturierung, Lager etc.)

• Benutzerrollen und Rechte festlegen

• Sprache, Währung, Zeitzone konfigurieren

3. Daten importieren

• Start mit Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Produkte

• Danach Transaktionen: Angebote, Bestellungen, Rechnungen

• Prüfen: Feldzuordnung, Fehlerquote, Erfolgsrate

4. Geschäftsprozesse testen

• Testdatensätze anlegen

• Gesamtablauf simulieren (von Lead bis Rechnung)

• Integrationen prüfen (E-Mail, Zahlungen, Scanner)

5. Schulung der Benutzer

• Schulungen je nach Rolle

• Handbücher und Tutorials bereitstellen

• Internen Support während der Umstellung sicherstellen

Nach der Migration

Nach dem Go-live sind weitere Maßnahmen nötig.

1. Systemüberwachung

Wichtige Kennzahlen:

• Systemverfügbarkeit

• Antwortzeiten

• Transaktionsvolumen

• Fehlermeldungen

2. Datenintegrität prüfen

Stichproben durchführen:

• Alle Kunden vorhanden?

• Rechnungsbeträge korrekt?

• Steuern korrekt berechnet?

3. Benutzerfeedback einholen

Organisieren:

• Umfragen

• Feedbackrunden

• Priorisierung von Optimierungen

4. Systemfeinabstimmung

• Rechte anpassen

• Module aktivieren/deaktivieren

• Workflows und Vorlagen individualisieren

5. Kontinuierliche Verbesserung

• In der Dolibarr-Community aktiv werden

• Updates und Änderungen verfolgen

• Regelmäßige Reviews planen

Häufige Fehler vermeiden

• Testphase überspringen: unbedingt vorab testen

• Datenbereinigung unterschätzen: schlechte Daten = schlechte Ergebnisse

• Benutzerschulung vernachlässigen: geringe Akzeptanz

• Zu frühe Anpassungen: erst System stabilisieren

• Fehlende Dokumentation: erschwert spätere Änderungen

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Einzelhändler von Excel zu Dolibarr

Ein Bekleidungsgeschäft verwaltete Lager, POS und Rechnungen in Excel. Umstieg auf Dolibarr mit Barcode-Scanning, automatischer Lageraktualisierung und PDF-Rechnungen – 70 % Zeitersparnis.

Beispiel 2: NGO ersetzt Altsystem

Eine internationale NGO ersetzt ein 15 Jahre altes Eigenentwicklungssystem mit Dolibarr zur zentralen Verwaltung von Spenden, Freiwilligen und Fördermitteln. Eigene Plugins zur Einhaltung von Förderberichten.

Beispiel 3: Industrieunternehmen wechselt von Odoo

Ein Hersteller von Präzisionsteilen wechselt von Odoo zu Dolibarr, um mehr Kontrolle zu erlangen und Lizenzkosten zu senken. Eigene Stücklisten-Workflows und lokale Buchhaltungsmodule implementiert.

Fazit

Die Migration zu Dolibarr kann Ihre Unternehmensprozesse revolutionieren – vorausgesetzt, sie ist sorgfältig geplant. Kostensenkung, Datenhoheit und Anpassungsfähigkeit sprechen für sich.

Mit einer strukturierten Vorgehensweise (Planung, Test, Umsetzung, Optimierung) wird Dolibarr zu einem echten Wachstumsmotor.

Ob intern oder mit zertifizierter Unterstützung umgesetzt – die Schlüssel zum Erfolg sind Vorbereitung und kontinuierliche Weiterentwicklung. Mit diesem Leitfaden sind Sie bestens gerüstet für den sicheren Umstieg auf Dolibarr.