Dolibarr ist ein leistungsstarkes Open-Source-ERP und CRM, das Unternehmen dabei hilft, ihre Verkäufe, Finanzen, Projektmanagement und vieles mehr effizient zu verwalten. Um seine Nutzung noch weiter zu verbessern, kann es notwendig sein, Dolibarr mit anderen Anwendungen zu verbinden.

Hier kommt Zapier ins Spiel – eine Workflow-Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, über 5.000 Apps miteinander zu verbinden, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Dolibarr mit Zapier integrieren und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können.

1. Warum Dolibarr mit Zapier integrieren?

Die Integration von Dolibarr mit Zapier ermöglicht es Ihnen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, indem sogenannte "Zaps" erstellt werden. Diese Zaps lösen automatische Aktionen aus, sobald ein bestimmtes Ereignis in Dolibarr eintritt.

Vorteile der Dolibarr + Zapier-Integration

✅ Zeitersparnis – Keine manuelle Dateneingabe zwischen verschiedenen Anwendungen mehr erforderlich.
✅ Reduzierung von Fehlern – Automatische Synchronisierung minimiert Fehler und Auslassungen.
✅ Erweiterte Konnektivität – Verbindung mit über 5.000 Anwendungen (Google Sheets, Slack, Trello, Gmail, HubSpot usw.).
✅ Prozessautomatisierung – Automatische Verwaltung von Kontakten, Rechnungen, Bestellungen usw.
✅ Keine technischen Kenntnisse erforderlich – Intuitive Benutzeroberfläche, die Automatisierung vereinfacht.

Durch die Zapier-Integration wird Dolibarr zu einem noch leistungsfähigeren ERP, das nahtlos mit anderen Tools kommunizieren kann, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

2. Wie funktioniert Zapier?

Zapier arbeitet nach einem Trigger-Action-System:

1. Ein Trigger (Auslöser) – Ein Ereignis, das in Dolibarr auftritt (z. B. Erstellung eines neuen Kunden, Validierung einer Rechnung).
2. Eine Aktion – Eine Aufgabe, die automatisch in einer anderen App ausgeführt wird (z. B. Hinzufügen des Kunden zu einem CRM, Senden einer E-Mail, Aktualisieren einer Google Sheets-Datei).

Beispiele für mögliche Automatisierungen

• Automatische Übertragung eines neuen Dolibarr-Kunden in ein CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
• Senden einer Benachrichtigung an Slack oder Microsoft Teams, wenn eine neue Rechnung validiert wird.
• Aktualisieren einer Google Sheets-Datei, wenn eine neue Bestellung eingeht.
• Erstellen einer Trello- oder Asana-Aufgabe, wenn ein neues Projekt in Dolibarr hinzugefügt wird.
• Versenden einer E-Mail über Gmail oder Mailchimp, wenn ein neuer Lead hinzugefügt wird.

3. Einrichtung der Dolibarr-Integration mit Zapier

Schritt 1: Aktivieren der REST-API von Dolibarr

Zapier nutzt die REST-API von Dolibarr, um mit den Daten zu interagieren. Um sie zu aktivieren:

1. Melden Sie sich als Administrator in Dolibarr an.
2. Navigieren Sie zu "Startseite" → "Einstellungen" → "Module/Anwendungen".
3. Suchen Sie das Modul "REST-API" und aktivieren Sie es.
4. Erstellen Sie im Tab "Konfiguration" einen API-Schlüssel, um Zapier zu authentifizieren.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die REST-API extern zugänglich ist, indem Sie Ihren Server korrekt konfigurieren.

Schritt 2: Verbindung mit Zapier herstellen

1. Erstellen Sie ein Konto bei Zapier, falls Sie noch keines haben (https://zapier.com).
2. Klicken Sie auf "Make a Zap".
3. Suchen Sie nach Dolibarr in der Liste der verfügbaren Anwendungen (falls Dolibarr nicht aufgeführt ist, können Sie Webhooks by Zapier verwenden).
4. Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein, um Ihre Dolibarr-Instanz zu verbinden.

Schritt 3: Erstellen des ersten Zaps

Wir zeigen ein Automatisierungsbeispiel mit Zapier: Automatisches Hinzufügen eines Dolibarr-Kunden zu Google Sheets.

1. Trigger definieren

• Wählen Sie Dolibarr als Anwendung.
• Wählen Sie das Ereignis "Neuer Kunde erstellt".
• Testen Sie die Verbindung, um sicherzustellen, dass Zapier die Daten korrekt abruft.

2. Aktion definieren

• Wählen Sie Google Sheets als Anwendung.
• Wählen Sie die Aktion "Neue Zeile zu einer Tabelle hinzufügen".
• Verbinden Sie Ihr Google-Konto.
• Wählen Sie die Datei und das Tabellenblatt, in das neue Kunden eingetragen werden sollen.
• Ordnen Sie die Spalten der Tabelle den Kundendaten aus Dolibarr zu.

3. Zap testen und aktivieren

• Führen Sie einen Testlauf durch, um zu überprüfen, ob der Kunde in Google Sheets hinzugefügt wird.
• Falls alles funktioniert, aktivieren Sie den Zap.

Von nun an wird jeder neue Kunde in Dolibarr automatisch in Google Sheets erfasst!

4. Beispiele für Zaps zur Automatisierung von Dolibarr

1. Automatisches Versenden einer E-Mail, wenn eine Rechnung validiert wird

• Trigger: Eine Rechnung wird in Dolibarr validiert.
• Aktion: Eine E-Mail wird über Gmail oder Outlook mit der Rechnung als Anhang an den Kunden gesendet.

2. Erstellung eines Tickets in einem Support-Tool (Zendesk, Freshdesk, Trello)

• Trigger: Ein Kunde erstellt ein Support-Ticket in Dolibarr.
• Aktion: Ein Ticket wird automatisch in Zendesk erstellt oder eine Trello-Karte wird aktualisiert.

3. Synchronisieren von Dolibarr-Kontakten mit einem CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)

• Trigger: Ein neuer Kunde wird in Dolibarr hinzugefügt.
• Aktion: Der Kontakt wird automatisch in HubSpot mit allen Details erstellt.

4. Erstellen einer Asana-Aufgabe, wenn ein Projekt hinzugefügt wird

• Trigger: Ein neues Projekt wird in Dolibarr hinzugefügt.
• Aktion: Eine Aufgabe wird automatisch in Asana erstellt, um den Fortschritt zu verfolgen.

5. Veröffentlichung einer Nachricht in Slack oder Microsoft Teams, wenn eine Bestellung eingeht

• Trigger: Eine neue Bestellung wird registriert.
• Aktion: Eine Benachrichtigung wird an einen Slack/Teams-Kanal gesendet.

5. Fazit

Die Integration von Dolibarr mit Zapier eröffnet unzählige Automatisierungsmöglichkeiten und hilft dabei, Produktivität zu steigern und sich wiederholende manuelle Aufgaben zu eliminieren. Durch die Verbindung von Dolibarr mit Google Sheets, Slack, Trello, HubSpot, Mailchimp, Gmail und vielen weiteren Anwendungen können Sie ein vollständig vernetztes ERP-System schaffen.

Zusammengefasst, mit Zapier können Sie:

✔ Kundendaten mit einem CRM synchronisieren
✔ Benachrichtigungen und E-Mails automatisieren
✔ Datenbanken ohne manuelle Eingriffe aktualisieren
✔ Die Zusammenarbeit verbessern, indem Sie Dolibarr mit Trello, Asana oder Slack verbinden

Diese Integration hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Geschäftsprozesse zu optimieren, während Sie einen reibungslosen Workflow sicherstellen.

Sind Sie bereit, Dolibarr zu automatisieren?