Die Baubranche (auf Französisch BTP - Bâtiment et Travaux Publics) ist ein komplexer Sektor mit zahlreichen Akteuren, Prozessen, Budgets und Ressourcen. Die Verwaltung eines Bauprojekts umfasst Personal, Ausrüstung, Planung, Materialien, Subunternehmer, Abrechnung, Sicherheitsvorgaben und Kundenerwartungen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) leiden oft unter einem Mangel an integrierten Systemen, was Ineffizienz, Budgetüberschreitungen und fragmentierte Abläufe zur Folge hat.

Dolibarr ERP & CRM bietet eine modulare, anpassbare Open-Source-Plattform, die sich ideal an die spezifischen Anforderungen der Baubranche anpassen lässt. Dieser Artikel zeigt, wie sich die verschiedenen Dolibarr-Module einsetzen lassen, um Baustellen effizient zu überwachen, Projekte zu verwalten und Ressourcen optimal zu nutzen.

1. Bedarfsanalyse von Bauunternehmen

Vor der Auswahl von Modulen gilt es, die wichtigsten Herausforderungen zu verstehen:

• Echtzeitverfolgung aktiver Baustellen

• Präzise Ressourcenplanung (Personal, Materialien, Maschinen)

• Finanzkontrolle (geplantes vs. tatsächliches Budget)

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsdokumentation

• Kommunikation zwischen Büro und Baustelle

• Integration von Subunternehmern und externen Teams

Ein ERP-System wie Dolibarr kann diese Prozesse zentralisieren und vereinfachen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.

2. Zentrale Dolibarr-Module für das Baustellenmanagement

Dank des modularen Aufbaus können Bauunternehmen nur die benötigten Module aktivieren. Wichtige Kernmodule sind:

• Projekte: Verwaltung von Projektumfang, Fristen, Budgets und Meilensteinen

• Aufgaben: Unterteilung von Projekten in konkrete Aufgaben für Benutzer oder Teams

• Stundenzettel: Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern oder Subunternehmern

• Drittparteien: Verwaltung von Kunden, Lieferanten, Subunternehmern und Partnern

• Produkte/Dienstleistungen: Verwaltung von Materialien, Werkzeugen und Dienstleistungen

• Lagerbestand: Bestandskontrolle in Lagern und auf Baustellen

• Rechnungsstellung: Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Zahlungsüberwachung

• Spesenberichte: Verwaltung von Reisekosten, Unterbringung und sonstigen Ausgaben vor Ort

• Dokumente: Ablage technischer Pläne, Sicherheitsformulare, Zertifikate usw.

3. Projektmanagement: Struktur, Phasen und Meilensteine

Das Modul "Projekte" bildet das Herzstück des Bauprozesses. Ein Projekt kann ein Neubau, eine Sanierung, eine Straßenbaumaßnahme oder ein Infrastrukturbau sein. Funktionen:

• Definition von Start- und Endterminen

• Verknüpfung mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern

• Zuweisung eines Projektleiters

• Verknüpfung von Dokumenten (Pläne, Genehmigungen, Berichte)

• Echtzeitverfolgung des Fortschritts

• Verbindung zu Angeboten, Rechnungen und Bestellungen

Die Integration mit dem Modul "Aufgaben" erlaubt eine strukturierte Gliederung des Projekts (z. B. Aushub, Rohbau, Ausbau).

4. Personalmanagement und Stundenerfassung

Die Personaldisposition ist im Bauwesen entscheidend. Das Modul "Stundenzettel" ermöglicht:

• Zeiterfassung je Aufgabe oder Phase

• Zuweisung zu Mitarbeitern, Teams oder Subunternehmern

• Verknüpfung der Stunden mit Projektkosten

• Identifizierung von Verzögerungen aufgrund von Personalmangel oder Abwesenheit

In Kombination mit dem Modul "Urlaub" können Personaleinsatzpläne optimiert werden.

5. Planung von Materialien und Ausrüstung

Die Baubranche benötigt eine Vielzahl von Werkzeugen, Fahrzeugen und Verbrauchsmaterialien. Mit den Modulen "Produkte/Dienstleistungen" und "Lagerbestand" lassen sich:

• Werkzeuge (z. B. Krane, Mischmaschinen) mit Seriennummern verwalten

• Materialbestände (Zement, Holz, Kabel) überwachen

• Warnungen bei Mindestbestand generieren

• Maschinen projektbezogen zuweisen

• Wartungszyklen erfassen

6. Einkauf und Subunternehmermanagement

Bauunternehmen arbeiten häufig mit externen Dienstleistern. Dolibarr unterstützt:

• Erstellung von Bestellungen an Lieferanten

• Vertrags- und Rechnungsmanagement von Subunternehmern

• Kontrolle gelieferter Waren

• Automatische Nachbestellung bei Mindestbestand

• Prüfung und Archivierung von Sicherheitsnachweisen vor Projektstart

Das Modul "Drittparteien" erlaubt die Kategorisierung von Subunternehmern nach Branche, Zertifikaten, Verfügbarkeit usw.

7. Budgetplanung und Finanzkontrolle

Die finanzielle Steuerung ist im Bauwesen sensibel. Dolibarr ermöglicht:

• Erstellung detaillierter Projektbudgets

• Abgleich von geplantem vs. tatsächlichem Aufwand

• Mehrstufige Rechnungsstellung (z. B. 30 % Anzahlung, 40 % Zwischenrechnung, 30 % Schlussrechnung)

• Warnungen bei Budgetüberschreitungen

• Export zu externen Buchhaltungssystemen

Durch die Verknüpfung von Ausgaben, Bestellungen und Zeiterfassung entsteht finanzielle Transparenz.

8. Mobiler Zugriff und Datenerfassung vor Ort

Baustellen sind dynamisch. Mit mobilen Interfaces und Add-ons bietet Dolibarr:

• Mobile Zeiterfassung

• Upload von Vorfallberichten und Fotos

• Digitale Unterschriftenerfassung

• Offline-Zugriff auf Dokumente

• Materialbuchungen vor Ort

Add-ons wie MyDoli oder DoliMobile bieten spezielle Oberflächen für den Einsatz im Feld.

9. Dokumentenmanagement und Compliance

Regelkonformität ist essenziell. Dolibarr bietet:

• Archivierung von Sicherheitsdokumenten (z. B. Gefährdungsbeurteilungen)

• Zugriffssteuerung auf aktuelle Pläne

• Verwaltung von Prüfprotokollen und Zertifikaten

• Teilen von Dokumenten per öffentlichem Link

Berechtigungen regeln den Zugriff auf vertrauliche Unterlagen.

10. Erweiterte Module und Community-Add-ons

Neben den Standardmodulen gibt es eine Vielzahl von Erweiterungen auf Dolistore oder GitHub:

• ChantierPlus: spezialisierte Baustellenverfolgung

• Planung: grafische Personaleinsatzplanung

• Multi-Lager-Logistik: Lagerverwaltung an mehreren Standorten

• Wartung: Instandhaltung und Lebenszyklusmanagement von Maschinen

• Qualitätskontrolle: Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

Viele Integratoren bieten auch branchenspezifische Entwicklungen (z. B. BIM-Integration, Lieferantenbewertung).

11. Praxisbeispiel: Mittelständischer Generalunternehmer

Ein Bauunternehmen mit 45 Mitarbeitenden implementierte Dolibarr für seine Wohn- und Gewerbebauprojekte. Dabei wurden:

• Projekte und Aufgaben mit Meilensteinen erstellt

• Mobile Stundenzettel eingeführt

• Maschinen- und Lagerverwaltung eingebunden

• Rechnungen automatisiert nach Fortschrittsberichten erstellt

• Urlaubsplanung in das Projektmanagement integriert

• Tägliche Fotodokumentationen und Vorfallberichte vor Ort hinzugefügt

Nach 6 Monaten verzeichnete das Unternehmen 30 % weniger Verwaltungsaufwand und beschleunigte Rechnungsprozesse.

12. Vorteile und Grenzen

Vorteile:

• Zentrale Baustellen- und Ressourcenverwaltung

• Kostengünstige Lösung für KMU im Bauwesen

• Modulare Aktivierung

• Echtzeit-Reporting und mobile Integration

• Anbindung an externe Buchhaltungssysteme

Einschränkungen:

• Branchenspezifische Features erfordern teils kostenpflichtige Module

• Mobile Apps variieren in Qualität, Anpassung ggf. nötig

• Erstkonfiguration sollte professionell begleitet werden

13. Einführungsfahrplan für Bauunternehmen

Eine strukturierte Einführung sichert den Erfolg:

• Schritt 1: Bedarfsanalyse und Definition von Prioritäten

• Schritt 2: Dolibarr installieren und Basismodule testen

• Schritt 3: Lager, Zeiterfassung und Rechnungsstellung aktivieren

• Schritt 4: Teams schulen und Prozessvorlagen erstellen

• Schritt 5: Mobile Nutzung und Compliance einbinden

• Schritt 6: Quartalsweise Auswertung und Optimierung

14. Fazit

Für Bauunternehmen, die eine flexible und bezahlbare ERP-Lösung suchen, bietet Dolibarr dank modularer Architektur, Open-Source-Basis und aktiver Community viele Vorteile. Ob für kleine Renovierungen oder groß angelegte Infrastrukturprojekte – Dolibarr unterstützt Unternehmen dabei, Fortschritte zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten, Finanzen zu kontrollieren und Vorschriften einzuhalten. Durch die Integration von Büro und Baustelle steigen Produktivität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.