Nachdem Dolibarr installiert ist, ist es wichtig, eine Ersteinrichtung vorzunehmen, um die Software an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Eine ordnungsgemäße Einrichtung sorgt für einen reibungslosen Betrieb und vermeidet zukünftige Probleme. In diesem Artikel präsentieren wir Ihnen eine umfassende Checkliste mit den wichtigsten Einstellungen, die Sie direkt nach der Installation von Dolibarr vornehmen sollten.

1. Sprache und Region einstellen

Der erste Schritt besteht darin, die Sprache und die regionalen Einstellungen der Dolibarr-Oberfläche zu konfigurieren. Dies beeinflusst die Anzeige von Menüs, Datumsformaten und länderspezifischen Optionen.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Darstellung.
• Aktionen:
  • Wählen Sie die Hauptsprache aus (z. B. Deutsch).
  • Konfigurieren Sie das Datums- und Zeitformat entsprechend Ihrem Standort.
  • Stellen Sie sicher, dass die Standardsprache mit der in Ihrem Unternehmen verwendeten Sprache übereinstimmt.

Tipp: Wenn Sie mit internationalen Partnern zusammenarbeiten, aktivieren Sie mehrere Sprachen für Ihre Dokumente.

2. Währungen konfigurieren

Wenn Sie mit Fremdwährungen arbeiten, ist deren Konfiguration entscheidend, um Angebote, Rechnungen und Zahlungen zu verwalten.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Währung.
• Aktionen:
  • Fügen Sie die Währungen hinzu, die Sie verwenden (z. B. EUR, USD).
  • Legen Sie eine Standardwährung fest.
  • Aktualisieren Sie gegebenenfalls die Wechselkurse.

3. Mehrwertsteuersätze festlegen

Die Mehrwertsteuersätze müssen so konfiguriert werden, dass Dolibarr die richtigen Prozentsätze bei der Rechnungsstellung anwendet.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Sonstiges > Steuern.
• Aktionen:
  • Fügen Sie die in Ihrem Geschäft üblichen Mehrwertsteuersätze hinzu (z. B. 19 %, 7 %).
  • Legen Sie den standardmäßigen Mehrwertsteuersatz fest.
  • Wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, konfigurieren Sie die entsprechenden Regeln.

Tipp: Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, aktivieren Sie die Mehrwertsteuerverwaltung für mehrere Länder.

4. Benutzerkonten erstellen

Um die Zugriffsrechte ordnungsgemäß zu verwalten, erstellen Sie Benutzerkonten für jedes Teammitglied. Dies ermöglicht die Verfolgung von Aktionen und die Zuweisung spezifischer Berechtigungen.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Benutzer & Gruppen > Neuer Benutzer.
• Aktionen:
  • Geben Sie die Details jedes Benutzers ein (Name, E-Mail).
  • Weisen Sie geeignete Rollen zu (z. B. Administrator, Vertrieb, Buchhaltung).
  • Richten Sie bei Bedarf Zugriffsbeschränkungen ein.

Tipp: Aktivieren Sie das Aktivitätsprotokoll für eine bessere Nachverfolgung.

5. Notwendige Module aktivieren und konfigurieren

Dolibarr ist modular aufgebaut, was bedeutet, dass Sie nur die Funktionen aktivieren können, die Sie benötigen, z. B. Geschäftsmanagement, Rechnungsstellung oder Lagerverwaltung.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Module/Anwendungen.
• Aktionen:
  • Aktivieren Sie Module, die für Ihr Geschäft relevant sind.
  • Konfigurieren Sie spezifische Einstellungen für jedes Modul (z. B. Rechnungsvorlagen für das Rechnungsmodul).

Tipp: Überladen Sie die Benutzeroberfläche nicht mit unnötigen Modulen, um die Bedienung einfach zu halten.

6. Unternehmensinformationen konfigurieren

Die Identität Ihres Unternehmens muss so eingerichtet werden, dass sie auf Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten erscheint.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Firma/Organisation.
• Aktionen:
  • Geben Sie den Namen, die Adresse, die USt-IdNr. und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein.
  • Laden Sie das Logo Ihres Unternehmens hoch.
  • Überprüfen Sie, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthalten sind.

7. Dokumentvorlagen anpassen

Passen Sie Ihre Geschäftsdokumente an, um die Corporate Identity Ihres Unternehmens widerzuspiegeln.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Module/Anwendungen > Rechnungsstellung > Vorlagen.
• Aktionen:
  • Wählen Sie eine passende Vorlage aus oder passen Sie eine an.
  • Fügen Sie einen Fußbereich mit Ihren rechtlichen Hinweisen hinzu.
  • Testen Sie das Erscheinungsbild der Dokumente, indem Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen.

8. Zahlungsmethoden konfigurieren

Zahlungsmethoden sind entscheidend, um finanzielle Transaktionen zu erfassen und zu verwalten.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Sonstiges > Zahlungsmethoden.
• Aktionen:
  • Fügen Sie gängige Zahlungsmethoden hinzu (z. B. Banküberweisung, Scheck, Kreditkarte).
  • Legen Sie eine Standard-Zahlungsmethode fest.
  • Wenn Sie ein Online-Zahlungsgateway verwenden, konfigurieren Sie es hier.

9. Sicherheitseinstellungen überprüfen

Die Sicherheit ist ein entscheidender Aspekt, um Ihre Daten und die Ihrer Kunden zu schützen.

• Zugriff: Gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Sicherheit.
• Aktionen:
  • Ändern Sie das Standard-Administratorpasswort.
  • Richten Sie eine Richtlinie für starke Passwörter für Benutzer ein.
  • Aktivieren Sie automatische Backups, um Ihre Daten im Falle eines Ausfalls zu schützen.

Tipp: Aktivieren Sie HTTPS, wenn Sie Dolibarr online hosten.

10. Funktionstests durchführen

Bevor Sie Dolibarr vollständig nutzen, führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert.

• Aktionen:
  • Erstellen Sie einen Testkunden.
  • Generieren Sie ein Angebot und wandeln Sie es in eine Rechnung um.
  • Simulieren Sie eine Zahlung, um die Finanzaufzeichnungen zu überprüfen.

Tipp: Dokumentieren Sie die Tests und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an.

Fazit

Eine sorgfältige Ersteinrichtung von Dolibarr ist der Schlüssel für eine reibungslose und effiziente Geschäftsverwaltung. Mit dieser Checkliste können Sie die Software an Ihre Bedürfnisse anpassen und schnell einsatzbereit machen. Nehmen Sie sich die Zeit, jedes Element richtig zu konfigurieren, um kostspielige Anpassungen in der Zukunft zu vermeiden.

Sind Sie bereit, das volle Potenzial von Dolibarr auszuschöpfen? Starten Sie noch heute!