Eine effektive Verwaltung von Beständen und Lagern ist entscheidend für den Erfolg eines produktbasierten Unternehmens. Schlechte Praktiken können zu Umsatzverlusten, steigenden Kosten und unzufriedenen Kunden führen. Glücklicherweise bietet Dolibarr ERP/CRM ein robustes, flexibles und modulares System zur Verwaltung von Produkten, Lagerbeständen und Lagern, das Unternehmen hilft, ihre Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

In diesem detaillierten Artikel erklären wir, wie man Bestände und Lager in Dolibarr verwaltet. Wir behandeln die Einrichtung, tägliche Abläufe, erweiterte Funktionen, bewährte Praktiken und Tipps zur Optimierung der Bestandsverwaltung.

Was ist Dolibarr?

Dolibarr ist eine Open-Source-ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM- (Customer Relationship Management) Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen, Selbständigen und Organisationen hilft, verschiedene Geschäftsprozesse zu verwalten. Dank seines modularen Designs können Nutzer nur die Funktionen aktivieren, die sie benötigen.

Hauptmodule:

• Vertriebsmanagement

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Buchhaltung und Rechnungsstellung

• Projektmanagement

• Personalwesen

• Bestands- und Lagerverwaltung

Die Bestandsmodule ermöglichen es, Produktbestände zu verfolgen, mehrere Lager zu verwalten, Lagerbewegungen durchzuführen und nützliche Berichte zu erstellen.

Einrichtung der Bestandsverwaltung in Dolibarr

Vor der Nutzung der Bestandsfunktionen sind einige Konfigurationen erforderlich.

1. Aktivieren der erforderlichen Module

Navigieren zu:

Startseite > Konfiguration > Module

Aktivieren:

• Produkte und Dienstleistungen

• Lagerverwaltung

• Lieferantenbestellungen (empfohlen)

• Kundenbestellungen (für vollständigen Ablauf)

2. Erstellen von Produkten und Dienstleistungen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt oder Dienstleistung

Eingeben:

• Bezeichnung

• Typ: Produkt oder Dienstleistung

• Referenz: Interner Code

• Verkaufs- und Einkaufspreis

• MwSt.-Satz

• Bestandsverwaltung aktiviert: "Ja" für physische Produkte

Man kann auch Bilder hochladen, Barcodes definieren und Produktionsdetails angeben.

3. Erstellen von Lagern

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Lager

Lager erstellen mit:

• Name

• Adresse

• Status: Offen, geschlossen oder geplant

• Ansprechpartner (optional)

Mehrere Lager können erstellt werden (z.B. Hauptlager, Geschäft, Reserve).

Bestandsverwaltung: Tägliche Abläufe

Nach der Konfiguration von Produkten und Lagern kann die Bestandsverwaltung beginnen.

1. Lagerbewegungen

Manuelle Lagerbestandsanpassungen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Lagerbewegungen

Mögliche Aktionen:

• Bestand erhöhen: Für Anfangsbestände oder manuelle Korrekturen.

• Bestand reduzieren: Für Verluste, Schäden oder interne Entnahmen.

Immer einen Grund für die Rückverfolgbarkeit angeben.

Lagerübertragungen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Bestandsübertragungen

Auswählen:

• Ursprüngliches Lager

• Ziellager

• Produkt

• Menge

Dolibarr passt automatisch die Bestände an und dokumentiert die Bewegung.

2. Lieferantenbestellungen und Wareneingänge

Für Einkäufe:

Lieferanten > Bestellungen > Neue Bestellung

Lieferant auswählen, Produkte hinzufügen und Bestellung bestätigen.

Bei Erhalt:

• Gesamte oder teilweise Lieferung registrieren.

• Der Bestand wird automatisch aktualisiert.

3. Kundenbestellungen und Lieferungen

Für Verkäufe:

Kunden > Bestellungen > Neue Bestellung

Produkte hinzufügen, bestätigen und Lieferscheine erstellen.

Lieferungen reduzieren den Lagerbestand automatisch.

4. Inventuren

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Inventur

• Gesamte oder teilweise Inventuren durchführen.

• Physische Bestände mit den Dolibarr-Aufzeichnungen vergleichen.

• Bestände bei Abweichungen anpassen.

5. Verwaltung von Chargen und Seriennummern

Beim Erstellen eines Produkts "Verwaltung nach Charge/Serie" aktivieren.

Während Lagerbewegungen:

• Chargennummern und Verfallsdaten zuweisen.

• Einzelne Artikel nachverfolgen.

Besonders wichtig für Branchen wie Pharma, Elektronik und Lebensmittel.

Erweiterte Funktionen der Bestandsverwaltung

1. Multi-Lagerverwaltung

Mehrere Standorte verwalten mit:

• Unabhängigen Beständen

• Übertragungen zwischen Lagern

• Spezifischen Nachfüllniveaus

2. Mindest- und Maximalbestände

Festlegen:

• Mindestbestand: Für Nachfüllwarnungen.

• Maximalbestand: Um Überbestände zu vermeiden.

Dolibarr kann automatisch Bestellvorschläge erstellen.

3. FIFO/LIFO-Methoden

Unterstützte Methoden:

• FIFO: First In, First Out

• LIFO: Last In, First Out

• Gewichteter Durchschnittspreis

Wichtig für eine präzise Buchhaltung.

4. Barcode-Scanning

Dolibarr ermöglicht:

• Generierung und Druck von Barcodes

• Beschleunigung von Lagerbewegungen

• Reduzierung von Fehlern

5. Integration in die Produktion

Das Produktionsmodul nutzen, um:

• Rohstoffe zu verbrauchen

• Fertigprodukte automatisch einzulagern

Best Practices für die Bestandsverwaltung in Dolibarr

1. Regelmäßige Aktualisierungen

Preise, Lieferanten und Bestandsgrenzen aktuell halten.

2. Strategische Nutzung von Chargen und Serien

Ideal für Garantien und Rückrufaktionen.

3. Regelmäßige Inventuren

Vollständige oder zyklische Inventuren planen.

4. Nutzung von Berichten

Verwenden:

• Bewegungsverlauf

• Bestandsbewertungsberichte

• Lagerwarnungen

5. Schulung des Personals

Sicherstellen, dass Mitarbeiter:

• Lagerbewegungen korrekt erfassen

• Kunden- und Lieferantenbestellungen verwalten

• Inventuren durchführen

Häufige Probleme und Lösungen

1. Ungenaue Bestände

Ursachen:

• Nicht erfasste Bewegungen

• Falsche Lagerauswahl

Lösung: Jede Bewegung dokumentieren.

2. Über- oder Unterbestände

Verursacht durch schlecht definierte Schwellenwerte.

Lösung: Verkaufsdaten analysieren.

3. Retourenmanagement

Retouren müssen:

• Geprüft

• Korrekt im Bestand erfasst werden

4. Komplexität bei der Multi-Lagerverwaltung

Kann die Übersicht erschweren.

Lösung: Berichte und Übertragungstools in Dolibarr nutzen.

Zukünftige Trends in der Bestandsverwaltung mit Dolibarr

In Zukunft:

• IoT-Integration: Echtzeit-Überwachung der Bestände

• KI-gestützte Prognosen

• Verbesserte mobile Anwendungen

• Erweiterte Lagerautomatisierung

Dolibarr passt sich als Open-Source-Plattform leicht an neue Marktanforderungen an.

Fazit

Eine effektive Bestands- und Lagerverwaltung ist entscheidend für operative Exzellenz, Kundenzufriedenheit und finanzielle Stabilität. Dolibarr bietet leistungsstarke Werkzeuge zur Überwachung von Beständen, Verwaltung mehrerer Standorte, Automatisierung von Einkäufen und Sicherstellung der Produktnachverfolgbarkeit.

Durch die Anwendung bewährter Praktiken, Nutzung erweiterter Funktionen und disziplinierte Datenpflege können Unternehmen das volle Potenzial der Bestandsverwaltung mit Dolibarr ausschöpfen.

Beginnen Sie einfach, skalieren Sie schrittweise, und Sie verfügen bald über ein professionelles Bestandsverwaltungssystem, das perfekt auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt ist.